KVKK-Compliance ist ein Muss bei der Verarbeitung von Kandidatendaten (Lebenslauf, Bewerbungsformular, Interviewnotizen) in HR-Prozessen.
Rechtliche Grundlagen
- Begründung eines Arbeitsvertrags (Art. 5/2-c)
- Ausdrückliche Einwilligung zur späteren Kommunikation
- Ausdrückliche Einwilligung zu besonderen Daten (Gesundheit, Register)
Offenlegung
- Klarstellung am Text der Bewerbungsphase
- Zweck der Daten (Interview, Einstellung)
- Speicherzeitraum
- 3. ob die Person geteilt wurde oder nicht
Aufbewahrungsfrist
- Eingestellt: Dauer des Arbeitsvertrags + Verjährungsfrist (insgesamt 5–10 Jahre)
- Nicht eingestellt: 6 Monate – 1 Jahr (ausdrückliche Zustimmung zur Weiterführung auf der Reserveliste)
- Abgelaufen: Vernichtung
Interview-Notizen
- Hinweise zum Kandidaten während des Interviews können sein eingeholt
- Auskünfte müssen erteilt werden
- Speicherfrist beträgt ca. 1 Jahr nach dem Vorstellungsgespräch
Akten-/Vorstrafenregister
- Kann nur abgefragt werden, wenn die Stelle dies erfordert
- Eigenes Einverständnis des Bewerbers ist erforderlich
- Begrenzte Speicherung (Vernichtung nach Verwendung)
Verstöße gegen Personaldaten
- Kandidaten-Lebensläufe Infiltration
- Zugriff durch unbefugtes Personal
- 3. Persönliche Bewerbungen (sofern keine besondere Zustimmung vorliegt)
Entscheidung des KVKK-Vorstands
Der KVKK-Vorstand hat das Führen einer „Reservekandidatenliste“ in HR-Prozessen zu einer Bedingung für die ausdrückliche Zustimmung gemacht und betrachtet das Führen ohne Erlaubnis als Verstoß.
Praktische Empfehlungen
- Klarstellung im Bewerbungsformular + optionale Zustimmung
- Abgelaufene Lebensläufe automatisch akzeptieren. Vernichtung
- Autoritätsbeschränkung (nur HR-Personal)
- Verschlüsselte Speicherung
KVKK-Fachanwalt empfohlen.