Sigorta ve reasürans şirketlerinin faaliyetlerinin bir bölümünü dışarıdan hizmet alarak yürütmesi, destek hizmeti düzenlemeleriyle çerçeveye alınmıştır. Bu rehber, dış kaynak ilişkisinde sözleşmenin nasıl kurgulanacağına ve sorumluluğun nerede kaldığına odaklanır.
Temel İlke: Sorumluluk Devredilmez
Destek hizmeti alınması, şirketin mevzuattan doğan yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Hizmet sağlayıcının kusurundan doğan zarar, sigortalı veya lehtar bakımından çoğu zaman doğrudan şirkete yöneltilir. Bu nedenle sözleşme kurgusunun asıl amacı, dış sorumluluğu ortadan kaldırmak değil, iç ilişkide rücu ve tazmin mekanizmasını işler kılmaktır.
Sözleşmede Mutlaka Bulunması Gereken Başlıklar
- Hizmetin kapsamı: Hangi işlemlerin devredildiği, hangilerinin şirkette kaldığı tereddüde yer bırakmayacak biçimde sayılmalıdır.
- Denetim ve erişim hakkı: Şirketin ve düzenleyici otoritenin hizmet sağlayıcının kayıtlarına erişebileceği açıkça yazılmalıdır.
- Alt yüklenici yasağı veya izne bağlanması: Hizmetin zincirleme devredilmesi, denetlenebilirliği ortadan kaldırır.
- Hizmet seviyesi ve ölçüm: Somut ve ölçülebilir performans kriterleri ile bunlara bağlı yaptırımlar.
- Çıkış planı: Sözleşme sona erdiğinde veri ve dosyaların hangi formatta ve hangi sürede devredileceği.
Veri Koruma Katmanı
Sigortacılık faaliyetinde işlenen veriler kimlik, iletişim ve mali bilgilerin yanında sağlık verisi de içerebilir. Sağlık verisi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli veridir ve işlenmesi daha sıkı şartlara bağlıdır. Dış kaynak ilişkisinde taraflardan hangisinin veri sorumlusu, hangisinin veri işleyen olduğunun yazılı olarak belirlenmesi; veri işleyen sıfatındaki sağlayıcıyla ayrıca yazılı bir sözleşme yapılması gerekir. Yurt dışında konumlu sunucu kullanılacaksa aktarım rejimi ayrıca değerlendirilmelidir.
Uyuşmazlık Doğduğunda İzlenecek Sıra
- Zararın hangi aşamada ve kimin fiilinden doğduğunun log ve işlem kayıtlarıyla tespiti.
- Sözleşmedeki bildirim süresine uygun olarak sağlayıcıya yazılı ihbarda bulunulması.
- Sigortalıya karşı doğan sorumluluğun karşılanması ile sağlayıcıya rücu sürecinin ayrı yürütülmesi.
- Mesleki sorumluluk sigortası varsa poliçe ihbar süresinin kaçırılmaması.
Sık Yapılan Hata
Uygulamada en sık görülen eksiklik, sorumluluğu tümüyle sınırlayan tek cümlelik klozlara güvenilmesidir. Kasıt ve ağır kusur hâllerinde sorumsuzluk kayıtlarının geçerliliği tartışmalıdır; ayrıca tüketici konumundaki sigortalıya karşı bu klozlar ileri sürülemez. Kloz yerine, denetim hakkı ve teminat mekanizmasına yatırım yapmak daha koruyucudur.
Buradaki değerlendirmeler genel çerçeve sunar; hizmetin niteliği ve tabi olunan düzenlemeler şirketten şirkete değiştiğinden, sözleşme metninin imza öncesinde hukuken incelenmesi tavsiye edilir.