Resmî istatistik programı, hangi verilerin kim tarafından, hangi yöntemle ve hangi dönemde üretileceğini önceden belirleyen bir çerçevedir. Programın hazırlanma ve uygulanma usullerine ilişkin yönetmelik, kurumlar arası veri paylaşımının ve veri toplamanın kurallarını ortaya koyar. Hukuki açıdan iki soru öne çıkar: veri vermek zorunlu mudur, verilen veri nerede kullanılabilir?
Veri Verme Yükümlülüğünün Sınırları
İstatistik amacıyla veri toplanması, ilgili kanuni dayanağa bağlı bir yükümlülük doğurabilir. Ancak yükümlülük sınırsız değildir: talep edilen verinin programda öngörülen kapsamla ilişkili olması ve amaçla bağlantılı olması beklenir. İşletmelere yöneltilen kapsamlı bilgi taleplerinde, talebin hangi düzenlemeye ve programın hangi başlığına dayandığının yazılı olarak sorulması meşru bir adımdır. Bu yazışma, ileride idari yaptırım gündeme geldiğinde savunmanın temelini oluşturur.
İstatistik Gizliliği ile KVKK İlişkisi
İstatistik mevzuatının kendine özgü bir gizlilik rejimi vardır: birim düzeyinde toplanan veriler, kural olarak istatistik dışı amaçlarla, özellikle idari işlem veya delil olarak kullanılamaz. Bu ilke, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile birlikte okunmalıdır. Kişisel veri içeren bir aktarımda; amacın açık olması, verinin amaçla sınırlı tutulması ve saklama süresinin belirlenmiş olması aranır. Anonim hâle getirilmiş veriler bakımından değerlendirme farklılaşır, ancak anonimliğin gerçekten sağlanıp sağlanmadığı teknik bir sorudur ve varsayımla geçiştirilmemelidir.
Kurumlar Arası Paylaşımda Kontrol Noktaları
- Paylaşımın hangi düzenlemeye dayandığı ve programda karşılığının bulunup bulunmadığı
- Aktarılan alanların talep edilen amaçtan daha geniş olup olmadığı
- Erişim yetkisinin kişi bazında sınırlandırılıp loglandığı
- Verinin kimlik bilgisinden arındırılmış biçimde aktarılmasının mümkün olup olmadığı
- Saklama süresi dolduğunda silme veya imha adımının tanımlanıp tanımlanmadığı
Anket ve Derleme Süreçlerinde Uygulama Riski
Sahada veri toplayan personelin kimliğinin doğrulanamaması, kâğıt formların korunmasız taşınması ya da ham verinin yetkisiz kişilerce görülebildiği ortak dizinlerde tutulması, en sık rastlanan güvenlik zaafiyetleridir. Kurum içi bir prosedür yazılmamışsa, ihlal gerçekleştiğinde sorumluluğun kimde olduğu da belirsiz kalır. Yazılı iş akışı ve erişim matrisi, sonradan hesap verilebilirliği sağlayan en pratik araçtır.
İtiraz ve İdari Yaptırım Yolu
Veri talebine uyulmadığı gerekçesiyle idari para cezası uygulanması hâlinde, cezaya karşı kanunda öngörülen başvuru yolu tebliğ tarihinden itibaren işleyen süre içinde kullanılır. Savunmada; talebin belirsizliği, kapsam aşımı ya da fiilen ifa imkânsızlığı gibi somut gerekçelerin belgeyle desteklenmesi gerekir. Genel nitelikli itirazlar çoğunlukla sonuca etki etmez.
Buradaki değerlendirmeler genel çerçeveyi anlatır. Kurumunuza yöneltilen talebin kapsamı ve elinizdeki veri türü sonucu belirleyeceğinden, cevap vermeden önce hukuki ve teknik değerlendirmeyi birlikte yapmanız yerinde olur.