Yapım işinin fiziken bitmesi, hukuken tamamlandığı anlamına gelmez. İşin teslim alınması, geçici kabul ve kesin kabul olmak üzere iki aşamalı bir denetimden geçer. Yüklenicinin teminatının çözülmesi, gecikme cezasının kesilip kesilmeyeceği ve sorumluluk süresinin ne zaman işlemeye başlayacağı bu aşamalarda belirlenir. Bu nedenle kabul tutanakları, sözleşmenin en çok ihtilaf üreten belgeleridir.
Geçici Kabul: Sürecin Başlangıç Noktası
Yüklenici işin tamamlandığını yazılı olarak bildirdiğinde, idare işin kabule hazır olup olmadığını inceler ve uygun görürse kabul komisyonu kurar. Burada iki tarih kritiktir: yüklenicinin başvuru tarihi ve komisyonun işi yerinde gördüğü tarih. Uygulamada gecikme cezası hesabı çoğunlukla bu tarihler üzerinden tartışılır; bu nedenle başvurunun idare evrak kaydına giriş tarihi belgelenmelidir.
Kusur ve Eksiklik Listesinin Anlamı
Komisyon, işi kabule engel olmayan eksiklikler tespit ederse bunları listeleyip giderilmesi için süre verebilir. Yüklenici açısından bu listenin içeriği hayati önemdedir:
- Listede yer almayan bir kusurun sonradan ileri sürülmesi tartışmalı hale gelir.
- Listedeki kalemlerin hangi imalata ait olduğu ve hangi ölçüde giderileceği açık yazılmalıdır.
- Eksikliğin idareden ya da proje verilerinden kaynaklandığı düşünülüyorsa, tutanağa şerh düşülmelidir.
- Şerhsiz imzalanan tutanak, tespitlerin kabul edildiği yönünde yorumlanabilir.
Kesin Kabul ve Sorumluluğun Devamı
Geçici kabulden sonra işletme ve teminat süresi başlar; bu süre boyunca ortaya çıkan kusurların giderilmesi yükleniciye aittir. Kesin kabul, bu sürenin sonunda yapılan ikinci denetimdir. Ancak kesin kabul, yüklenicinin her türlü sorumluluğunu sona erdirmez; yapının taşıyıcı sistemine ilişkin ağır kusurlar ve gizli ayıplar bakımından sorumluluk daha uzun süre devam eder.
Kabulün Reddi Halinde Ne Yapılmalı?
- Ret gerekçesinin hangi teknik ölçüte dayandığı yazılı olarak istenir.
- Karşı teknik rapor, laboratuvar sonucu veya fotoğraflı tespit dosyası hazırlanır.
- Gerekiyorsa mahkemeden delil tespiti talep edilerek yapının o günkü durumu kayıt altına alınır.
- İdareye yazılı itiraz yapılır ve sonucuna göre uyuşmazlık yargıya taşınır.
Teminatın Çözülmemesi Sorunu
Kesin teminatın iade edilmemesi, çoğu zaman sosyal güvenlik ve vergi borcu ilişiksizlik belgelerinin tamamlanmamasından kaynaklanır. Bu belgelerin temini bazen aylar sürdüğünden, kabul sürecinin başında hazırlığa başlanması ve idareyle yazışmanın kesintisiz sürdürülmesi gerekir. İade talebine cevap verilmemesi de dava konusu edilebilecek bir işlemdir.
Burada aktarılanlar genel çerçeveyi tanıtır. Yapının niteliği, sözleşme türü ve şartname hükümleri sonucu değiştirebileceğinden, kabul aşamasına girmeden önce dosyaya özgü hukuki destek alınması önerilir.