Dokuz Eylül Üniversitesi Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, danışmanlık hizmetinin verildiği bir birimi düzenler. Bu merkezleri diğer araştırma birimlerinden ayıran şey açıktır: burada tutulan her kayıt, kişinin en hassas bilgilerini içerir. Dolayısıyla yönetmeliğin uygulanmasında asıl mesele organ yapısı değil, gizliliğin nasıl korunacağı ve kayıtların kimlerle paylaşılabileceğidir.
Danışan Bilgisi Özel Nitelikli Veridir
Ruh sağlığına ilişkin bilgiler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir ve işlenmesi daha sıkı koşullara bağlıdır. Bu, pratikte şu anlama gelir:
- Kayıtlar yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde tutulmalıdır.
- Erişim, ilgili danışmanla sınırlı olacak şekilde yetkilendirilmelidir.
- Fiziksel dosyalar kilitli ortamda, dijital kayıtlar şifreli sistemde saklanmalıdır.
- Saklama süresi belirlenmeli ve süre sonunda imha planı uygulanmalıdır.
Kayıt tutulmaması da bir çözüm değildir; hizmetin niteliğini gösteren asgari kaydın bulunmaması, sonradan yapılan bir şikâyette savunmayı zorlaştırır.
Sır Saklama Yükümlülüğünün Sınırı
Danışmanlık ilişkisinde öğrenilen bilgilerin üçüncü kişilere aktarılması kural olarak mümkün değildir. Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde başkasına verilmesi Türk Ceza Kanunu'nda suç olarak düzenlenmiştir. Bununla birlikte yükümlülüğün mutlak olmadığı haller vardır: kişinin kendisi veya başkası için ciddi ve yakın bir tehlike bulunduğu ya da mevzuatın bildirim öngördüğü durumlar bunların başında gelir. Böyle bir durumda paylaşımın kapsamı, amacı aşmayacak biçimde sınırlı tutulmalı ve gerekçesi kayda geçirilmelidir.
Reşit Olmayan Danışanlarda Rıza Sorunu
Çocuk ve ergenlerle yürütülen görüşmelerde, hizmetin başlatılması için veli veya vasinin bilgilendirilmesi gerekir. Buna karşılık görüşme içeriğinin tamamının veliye aktarılması beklentisi, danışmanlık ilişkisinin işlevini ortadan kaldırabilir. Uygulamada tercih edilen yol, sürecin başında hem çocuğa hem veliye hangi bilgilerin paylaşılacağının açıklanmasıdır. Boşanma ve velayet uyuşmazlığı yaşayan ailelerde, kayıtların dava dosyasına sunulması talebi ayrıca değerlendirilmelidir.
Kayıtların Mahkemeden veya Kurumdan İstenmesi
Bir yargı merciinin veya soruşturma makamının kayıt talebi geldiğinde, talebin dayanağı ve kapsamı incelenmeden dosya bütünüyle gönderilmemelidir. Talep edilen konuya ilişkin bilgiyle sınırlı paylaşım yapılması, hem danışanın hakkını hem kurumu korur. Talebin ve verilen cevabın yazılı kaydının tutulması bu sürecin ayrılmaz parçasıdır.
Araştırma Amaçlı Kullanımda Etik Onay
Merkez kayıtlarının bilimsel çalışmada kullanılması, ayrı bir hukuki temel gerektirir. Etik kurul onayı, katılımcı bilgilendirmesi ve verinin gerçekten geri döndürülemez biçimde anonimleştirilmesi tamamlanmadan hiçbir veri seti çalışmaya dahil edilmemelidir.
Bu metin genel bilgi vermek üzere hazırlanmıştır; gizlilik ihlali iddiası, kayıt talebi veya veri paylaşımı gibi konularda karar vermeden önce olayın koşullarına göre hukuki görüş alınması önemlidir.