Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrencilere ve zaman zaman dışarıdan başvuranlara destek verirken hukuken hassas bir alanda çalışır. Burada üretilen her not, form ve görüşme kaydı; sağlık verisi niteliğinde olabilecek, sıkı korunması gereken bilgidir. Bu rehber, gizlilik ile bildirim yükümlülüğü arasındaki dengeyi ve kayıt düzenini ele alır.
Hizmetin niteliği ve aydınlatılmış rıza
Danışmanlık ilişkisi, danışanın kendi iradesiyle kurulur ve sürdürülür. Bu nedenle ilk görüşmede şu hususların anlaşılır biçimde aktarılması gerekir: hizmetin kapsamı ve sınırları, kayıt tutulup tutulmayacağı, kayıtların kimlerin erişimine açık olacağı, gizliliğin hangi hâllerde aşılabileceği ve danışanın süreci dilediği an sonlandırabileceği. Rızanın yazılı alınması, sonradan çıkacak tartışmalarda merkezin de danışanın da yararınadır. Reşit olmayan başvuranlarda veli/vasi ile çocuğun yararının birlikte gözetilmesi gerekir.
Özel nitelikli veri: 6698 çerçevesi
Ruh sağlığına ilişkin bilgiler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir ve işlenmesi daha sıkı şartlara bağlıdır. Merkezin kurması gereken asgari yapı şudur:
- Dosyalara yalnızca ilgili danışmanın erişebildiği yetkilendirme düzeni
- Fiziki dosyalar için kilitli saklama, dijital kayıtlar için erişim logu
- Saklama süresi sonunda imha veya anonimleştirme prosedürü
- Aydınlatma metni ve açık rıza formlarının ayrı ayrı tutulması
Gizliliğin sınırı nerede?
Gizlilik mutlak değildir. Danışanın kendisine veya bir başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike bulunması, çocuğun istismarı veya ihmali gibi durumlar ile kanunda öngörülen bildirim yükümlülükleri, sınırın aşıldığı hâllerdir. Türk Ceza Kanunu, işlenmekte olan bir suçu yetkili makamlara bildirmeme fiilini ayrıca yaptırıma bağlamıştır. Buna karşılık bu istisnalar geniş yorumlanamaz; paylaşımın gereken kişiyle ve gereken kadarıyla sınırlı kalması esastır.
Kayıt talep edildiğinde nasıl davranılmalı?
- Talebin kimden geldiği ve hukuki dayanağı yazılı olarak istenir.
- Mahkeme veya savcılık müzekkeresi varsa, talebin kapsamı dikkatle okunur.
- Dosyanın tamamı yerine, talep edilen konuyla sınırlı bilgi sunulur.
- Paylaşım kayıt altına alınır; danışan mümkün olduğunca bilgilendirilir.
Sorumluluk ve şikâyet yolları
Hukuka aykırı paylaşım hâlinde kişilik haklarına dayalı tazminat talebi, kişisel veri mevzuatı kapsamında Kurul’a şikâyet ve fiilin niteliğine göre cezai sorumluluk aynı anda gündeme gelebilir. Kurum içi disiplin süreci ise bunlardan bağımsız işler.
Bu bilgiler genel bir çerçeve sunar; gizlilik ile bildirim yükümlülüğünün çatıştığı durumlar kendine özgü olduğundan, tereddüt edilen olaylarda karar vermeden önce hukuki görüş alınması güvenli bir yöntemdir.