Üniversite bünyesindeki psikolojik danışmanlık ve rehberlik merkezleri, hem öğrencilere hem dışarıdan başvuranlara hizmet verirken son derece hassas bilgilerle çalışır. Bu merkezlerde hukuki riskin kaynağı genellikle verilen danışmanlığın içeriği değil, kaydın nasıl tutulduğu ve kiminle paylaşıldığıdır.
Hizmetin Sınırı: Danışmanlık ile Tedavi Ayrımı
Merkezin sunduğu hizmetin niteliği, yönetmelikte tanımlanan faaliyet alanıyla sınırlıdır. Danışmanlık ve rehberlik ile tıbbi teşhis ve tedavi arasındaki çizginin korunması, hem hizmeti verenin mesleki yetkisi hem de merkezin kurumsal sorumluluğu bakımından belirleyicidir. Yetki alanının aşıldığı durumlarda ortaya çıkan zarar, doğrudan kuruma yöneltilebilir. Bu nedenle yönlendirme yapılması gereken vakalarda, yönlendirmenin dosyaya yazılması gerekir.
Danışan Kaydı Özel Nitelikli Veridir
Görüşme notları, test sonuçları ve varsa sağlık bilgileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu veriler için beklenen düzen şudur:
- Kâğıt dosyaların kilitli ve erişimi sınırlı ortamda tutulması.
- Dijital kayıtlarda kullanıcı bazlı erişim ve erişim kaydının izlenebilmesi.
- Aydınlatma metninin, kaydın amacını ve saklama süresini açıkça belirtmesi.
- Hizmet sona erdikten sonra imha takviminin uygulanması.
Sır Saklama Yükümlülüğü ve Sınırları
Danışanın anlattıkları kural olarak paylaşılamaz. Bu yükümlülük yalnızca meslek etiğinden değil, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak verilmesini ve özel hayatın gizliliğinin ihlalini yaptırıma bağlayan Türk Ceza Kanunu hükümlerinden de doğar. Buna karşılık yükümlülük mutlak değildir: kişinin kendisine veya bir başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike ortaya çıktığında ya da yasal bir bildirim yükümlülüğü doğduğunda paylaşım gündeme gelir. Böyle bir durumda paylaşımın kapsamı, tehlikeyi önlemek için gereken asgari bilgiyle sınırlı tutulmalı ve gerekçesi kayda geçirilmelidir.
Aileler, Akademik Birimler ve Talep Yazıları
Merkeze bir bölümden veya aileden gelen bilgi talepleri, iyi niyetli olsalar bile kendiliğinden paylaşım yetkisi doğurmaz. Reşit danışan bakımından ölçüt, danışanın açık rızasıdır. Resmî bir makamın yazısı geldiğinde ise talebin dayanağı ve kapsamı incelenmeli, dosyanın tamamı yerine yalnızca istenen kapsamda yanıt verilmelidir.
Süpervizyon, Eğitim ve Yayında Vaka Kullanımı
Eğitim ve süpervizyon amacıyla vaka paylaşımı yapılacaksa, kimliği belirlenebilir tüm unsurların çıkarılması yeterli değildir; bölüm, sınıf ve tarih gibi ayrıntıların birleşimi de kişiyi teşhis edilebilir kılabilir. Yayına dönüşecek çalışmalarda ayrıca yazılı izin ve etik kurul onayı aranmalıdır.
Şikâyet Geldiğinde Ne Yapılmalı?
- İddiaya konu dosyayı olduğu hâliyle koruyun; sonradan düzeltme yapmayın.
- Görüşme tarihleri, yönlendirmeler ve bilgilendirmelerin kaydını çıkarın.
- Paylaşım iddiası varsa erişim kayıtlarını inceleyin.
- Kurum içi soruşturma ile kişisel veri şikâyetinin ayrı süreçler olduğunu göz önünde tutun.
Yukarıdaki bilgiler genel niteliktedir. Gizlilik ihlali iddiası ya da veri paylaşımı talebiyle karşılaşıldığında, cevap verilmeden önce hukuki değerlendirme alınması sonradan telafisi güç sonuçları önler.