Psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, üniversite öğrencilerine ve kimi zaman personele yönelik destek hizmeti sunar. Bu merkezleri diğer araştırma birimlerinden ayıran şey, faaliyetin doğrudan kişilerin ruh sağlığına ilişkin son derece hassas bilgilerle yürütülmesidir. Dolayısıyla merkezin yönetmeliği kadar, kişisel verilere ve mesleki gizliliğe ilişkin genel hukuk kuralları da işleyişi belirler.
Danışan Kaydı Hangi Hukuki Kategoriye Girer?
Ruh sağlığına ilişkin kayıtlar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli kişisel veri kabul edilir. Bu tür verilerin işlenmesi, sıradan verilere göre çok daha dar koşullara bağlıdır ve saklama, erişim, aktarım ile imha aşamalarının her biri ayrı ayrı gerekçelendirilmelidir. Merkezin bir aydınlatma metni bulunması, tek başına bütün yükümlülükleri karşılamaz.
Gizliliğin Sınırı Nerede Biter?
Mesleki gizlilik mutlak değildir. Kişinin kendisi veya bir başkası bakımından ciddi ve yakın bir tehlike bulunduğu hallerde ya da kanunun bildirim yükümlülüğü öngördüğü durumlarda paylaşım gündeme gelebilir. Burada kritik olan, hangi bilginin, kime, hangi gerekçeyle aktarıldığının yazılı olarak kayda geçirilmesidir. Gerekçesiz paylaşım kadar, gerekçesi kayıt altına alınmamış paylaşım da sonradan savunulamaz hale gelir.
Danışanın Sahip Olduğu Haklar
- Kendisi hakkında hangi verilerin işlendiğini öğrenme ve bunlara erişim talep etme.
- Yanlış veya eksik kayıtların düzeltilmesini isteme.
- İşlemenin dayanağı ortadan kalktığında silinmesini veya yok edilmesini talep etme.
- Talebine yanıt alamaması halinde önce merkeze, ardından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na başvurma.
Merkez Yönetimi İçin Somut Önlemler
- Görüşme notlarını genel öğrenci işleri sisteminden ayrı, erişimi sınırlı bir ortamda tutun.
- Erişim yetkisini kişi bazında tanımlayın ve yetki değişikliklerini tarihli olarak kaydedin.
- Saklama süresi dolan kayıtlar için yazılı bir imha prosedürü uygulayın; süresiz saklama savunulabilir bir tercih değildir.
- Grup çalışması veya süpervizyon paylaşımlarında kimliksizleştirme kuralını yazılı hale getirin.
Uyuşmazlık Çıktığında
Bir danışanın gizliliğin ihlal edildiği yönündeki iddiası, aynı anda birden çok yolu harekete geçirebilir: kurum içi soruşturma, kişisel verilere ilişkin idari şikayet, manevi tazminat talebi ve koşulları oluşuyorsa Türk Ceza Kanunu'ndaki verilere ilişkin suçlar bakımından şikayet. Bu nedenle merkez yönetiminin ilk refleksi savunma yazmak değil, olayın kronolojisini ve erişim kayıtlarını bozulmadan muhafaza etmek olmalıdır.
Burada aktarılanlar genel çerçeveyi tanıtmaya yöneliktir. Ruh sağlığı verisi içeren somut bir olayda değerlendirme, dosyadaki kayıtlara ve ilgili mevzuatın güncel haline göre yapılmalı; adım atmadan önce hukuki destek alınmalıdır.