Kayıtlı elektronik posta (KEP), gönderinin kim tarafından, kime, ne zaman ve hangi içerikle iletildiğini kayıt altına alan; bu kaydı da hukuken güvenilir kılan bir sistemdir. Kayıtlı elektronik posta rehberi ve hesap adreslerine ilişkin düzenleme, sistemin adres altyapısını ve rehber kayıtlarının nasıl tutulacağını konu alır. Uygulamada en çok tartışma, adres bilgisinin güncelliğinden ve gönderinin delil olarak nasıl kullanılacağından çıkar.
KEP ile elektronik tebligatı karıştırmayın
KEP, hizmet sağlayıcılar üzerinden yürüyen ve ticari hayatta ihbar, ihtar ve bildirim gönderiminde kullanılan bir yapıdır. Resmî tebligatın elektronik ortamda yapılması ise ayrı bir sistemle yürür. İki yapının amacı, muhatap kütlesi ve sonuçları farklıdır. Ticari uyuşmazlıklarda KEP üzerinden gönderilen ihtarın geçerliliği tartışılırken, resmî tebligatın usulüne uygunluğu bambaşka bir çerçevede incelenir.
Rehber kaydı ve adres doğruluğu
Rehber, KEP adreslerinin kime ait olduğunu gösteren kayıt bütünüdür. Şirket birleşmesi, unvan değişikliği, adres veya yetkili değişikliği hâllerinde kaydın güncellenmemesi, gönderinin muhataba ulaşmadığı iddiasına zemin hazırlar. Kurumsal yapılarda KEP hesabının kimin kontrolünde olduğu, hangi personelin erişebildiği ve gelen iletilerin nasıl takip edildiği yazılı bir iç düzenlemeye bağlanmalıdır.
İletiyi delil olarak kullanmak
- Gönderiye ait delil kaydını (imzalı teslim ve zaman bilgisini içeren kayıt) ayrıca saklayın; yalnızca posta kutusundaki görüntü yeterli olmayabilir.
- Ek dosyaların isim ve içeriklerinin kayıtta göründüğünden emin olun.
- Kayıtları, hizmet sağlayıcının saklama süresi dolmadan kendi arşivinize alın.
- Yargılamada sunum yaparken kaydın kaynağını ve doğrulama yöntemini de açıklayın.
Sık karşılaşılan itirazlar
Karşı taraf çoğunlukla adresin kendisine ait olmadığını, hesabın kullanılmadığını veya iletinin okunmadığını ileri sürer. Sistemin mantığı gereği belirleyici olan, iletinin muhatabın hesabına ulaşmış olmasıdır; okunup okunmaması ayrı bir tartışmadır. Bu nedenle taraflar arasındaki sözleşmede iletişim kanalının KEP olarak kararlaştırılması, sonraki itirazları önemli ölçüde daraltır.
Kişisel veri ve gizlilik
Rehberde yer alan bilgiler ile ileti içerikleri 6698 sayılı Kanun kapsamında değerlendirilir. Gereğinden fazla veriyi paylaşmamak, ileti içeriğine üçüncü kişilerin erişimini sınırlamak ve erişim yetkilerini kayıt altına almak, hem uyum hem de ispat açısından fayda sağlar.
Bu metin genel çerçeveyi anlatır. Gönderinin geçerliliğinin tartışıldığı somut bir dosyada, kayıtların teknik doğrulaması ile sözleşme hükümlerinin birlikte incelenmesi gerekir.