Çocuklarla doğrudan temas eden üniversite merkezleri, akademik faaliyetin en hassas alanında çalışır. Eğitim programı, atölye, gözlem veya araştırma faaliyeti yürütülürken; çocuğun yüksek yararı, velinin rızası ve verilerin korunması aynı anda gözetilmelidir. Bu rehber, merkezin faaliyetlerinde hukuki riskin nerede yoğunlaştığını ele alır.
Rıza tek başına yeterli mi?
Uygulamada en sık yapılan varsayım, velinin imzasının her şeyi çözdüğüdür. Oysa veli onayı gerekli koşuldur, yeterli koşul değildir. Çocuğun yaşına uygun biçimde bilgilendirilmesi ve katılmama iradesinin gözetilmesi de aranır. Çocuğun devam etmek istememesi hâlinde faaliyetin sürdürülmesi, veli onayı bulunsa dahi savunulabilir değildir. Ortak velayet veya boşanmış ebeveyn durumlarında ise onayın kimden alınacağı ayrıca netleştirilmelidir.
Onay metninde bulunması gerekenler
- Faaliyetin amacı, süresi ve kimler tarafından yürütüleceği
- Ses, görüntü veya gözlem kaydı alınıp alınmayacağı
- Kayıtların nerede, ne kadar süreyle saklanacağı
- Bilimsel yayında kullanılacaksa kimliksizleştirme yöntemi
- Onaydan dönme hakkı ve dönüldüğünde kayıtların akıbeti
Çocuğa ilişkin kayıtların korunması
Çocuğa ait gözlem notları, gelişim değerlendirmeleri ve görüntü kayıtları yüksek koruma gerektiren verilerdir. Erişim yetkisi program ekibiyle sınırlandırılmalı, paylaşımlar kayıt altına alınmalı ve saklama süresi dolduğunda imha usulü uygulanmalıdır. Tanıtım amaçlı paylaşım, araştırma için verilen onayın kapsamına girmez; bu tür kullanım için ayrı ve açık bir izin gerekir.
Bildirim yükümlülüğü doğuran durumlar
Merkez personeli, faaliyet sırasında çocuğun ihmal veya istismara maruz kaldığına dair emare fark ettiğinde, bunu kurum içi bir mesele olarak değerlendirip beklemek yerine yetkili mercilere bildirim yükümlülüğünü hatırlamalıdır. Bu noktada gizlilik, bildirim yükümlülüğünün önüne geçmez. Kurum içinde kimin bildirimi yapacağının önceden yazılı olarak belirlenmesi, gecikmeyi önler.
Sorumluluk ve güvenlik düzeni
- Fiziki mekânın çocuk güvenliğine uygunluğunu düzenli olarak kayıt altına alın.
- Personelin görev ve nitelik belgelerini dosyada güncel tutun.
- Kaza veya olay durumunda tutulacak tutanak formatını önceden belirleyin.
- Teslim alma ve teslim etme kayıtlarını, çocuğu kimin aldığını gösterecek şekilde tutun.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Çocuklarla yürütülen faaliyetlerde en küçük usul eksikliği bile ağır sonuç doğurabildiğinden, program metinlerinizin ve onay formlarınızın uygulamaya geçmeden önce hukuki incelemeden geçirilmesi önerilir.