Sermaye şirketlerinin açacakları internet sitelerine dair düzenleme, kurumsal şeffaflığı teknik bir zorunluluğa dönüştürür. Konu yalnızca bir web sayfası açmaktan ibaret değildir; kanunen ilanı gereken içeriklerin belirli bir bölümde, belirlenen sürelerle ve değiştirilemez biçimde yayımlanması esastır. Bu yükümlülüğün ihmali, ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda ve denetimlerde doğrudan gündeme gelir.
Yükümlülüğün kaynağı
Düzenlemenin arka planında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu yer alır. Kanun, belirli sermaye şirketleri bakımından internet sitesi açılmasını ve kanunen ilanı gereken hususların bu sitede yayımlanmasını öngörür. Yönetmelik ise bu yükümlülüğün nasıl yerine getirileceğini, hangi içeriğin ne kadar süreyle yayında kalacağını ve kayıtların nasıl güvence altına alınacağını somutlaştırır.
Sitede yer alması beklenen içerik türleri
- Şirketin ticaret unvanı, işletme merkezi, sicil bilgileri gibi tanıtıcı veriler
- Genel kurul çağrıları, gündem ve kurul sonrası ilan edilmesi gereken hususlar
- Sermaye artırımı, birleşme, bölünme ve tür değiştirme süreçlerine ilişkin duyurular
- Ortakların ve alacaklıların bilgilenme hakkını ilgilendiren finansal ve kurumsal açıklamalar
İçeriğin bütünlüğü neden kritik?
İnternet sitesindeki ilanın hukuki değeri, sonradan değiştirilmediğinin gösterilebilmesine bağlıdır. Bu nedenle yayımlanan içeriğin tarih ve içerik bütünlüğünü koruyacak biçimde arşivlenmesi öngörülür. Uygulamada en çok tartışma yaratan durum, bir genel kurul kararının iptali istendiğinde çağrının siteye zamanında konulup konulmadığının ispatıdır. Ekran görüntüsü tek başına zayıf bir delildir; sunucu kaydı, arşiv çıktısı ve varsa üçüncü taraf saklama hizmetinin raporu birlikte anlam kazanır.
Sık karşılaşılan hatalar
- Sitenin açılması ancak kanunen ilanı gereken bölümün ayrı ve erişilebilir biçimde oluşturulmaması
- İlanın yayımlandığı tarihin belgelenmemesi, süre hesabının belirsiz kalması
- Yayın süresi dolmadan içeriğin kaldırılması veya site adresinin değiştirilmesi
- Alan adı ve barındırma hizmetinin şirket dışı bir kişi adına tutulması nedeniyle erişimin kaybedilmesi
Uyum için pratik kontrol
Şirketin yönetim organı, hangi işlemin ilana tabi olduğunu gösteren bir iç takvim tutmalı; her ilan için yayım tarihi, kaldırma tarihi ve sorumlu kişiyi kayıt altına almalıdır. Alan adı, hosting ve yönetim paneli erişimlerinin şirket tüzel kişiliği adına olması, yönetici değişikliklerinde yaşanan kesintileri önler. Ayrıca ilan metninin ticaret sicilinde yayımlanan metinle çelişmemesi gerekir; iki metin arasındaki fark, iptal davalarında dayanak yapılabilmektedir.
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Şirketinizin türüne, sermaye yapısına ve yapılacak işlemin niteliğine göre yükümlülüğün kapsamı değişebileceğinden, ilan öncesinde yürürlükteki metin üzerinden hukuki değerlendirme yapılması önerilir.