Bir uygunluk değerlendirme kuruluşunun onaylanmış kuruluş olarak görevlendirilmesine dair tebliğ, o kuruluşun hangi teknik düzenleme kapsamında, hangi modüllere göre ve hangi kimlik numarasıyla faaliyet gösterebileceğini duyurur. Görevlendirme tebliğinin sanayiciyi ilgilendiren yönü şudur: ürününüzün uygunluk belgesini alacağınız kuruluşun yetkisi, sizin ürününüzü piyasaya arz edebilme hakkınızın dayanağıdır.
Görevlendirmenin Kapsamı Neden Dikkatle Okunmalı?
Onaylanmış kuruluş yetkisi genel değildir; belirli bir yönetmelik, belirli ürün grupları ve belirli değerlendirme modülleri ile sınırlıdır. Kuruluşun adının tebliğde geçmesi, her ürün için belge verebileceği anlamına gelmez. Üreticinin yapması gereken kontrol, kendi ürününün tabi olduğu teknik düzenleme ile kuruluşun görevlendirme kapsamını yan yana koymaktır.
Kapsam Dışı Alınan Belgenin Sonuçları
Yetki kapsamı dışında düzenlenmiş bir belgeye dayanarak yapılan uygunluk beyanı, denetimde geçersiz sayılabilir. Bunun sonuçları zincirleme ilerler:
- Ürünün piyasaya arzının durdurulması veya piyasadan geri çekilmesi.
- Ürün güvenliği mevzuatı çerçevesinde idari yaptırım uygulanması.
- Kamu alımlarında veya ihalede sunulan belgenin geçersizliği nedeniyle sözleşmesel sorunlar.
- Zarar doğması halinde, belgeyi düzenleyen kuruluşa yönelik rücu tartışmaları.
Görevlendirmenin Askıya Alınması veya Kaldırılması Halinde
Görevlendirme kararı sonradan sınırlandırılabilir, askıya alınabilir ya da kaldırılabilir. Bu durumda daha önce düzenlenmiş belgelerin akıbeti, kararın kapsamına ve tarihine göre değişir. Üretici açısından pratik yaklaşım, belge tarihini ve o tarihte kuruluşun yetkili olup olmadığını gösteren kaydı dosyada tutmaktır. Sonradan çıkan bir kaldırma kararı, geçmişe etkili biçimde yorumlandığında bu kayıt üreticinin iyi niyetini ortaya koyar.
Üretici Tarafında Teknik Dosya Disiplini
- Ürünün tabi olduğu teknik düzenlemeyi ve seçilen değerlendirme modülünü yazılı olarak belirleyin.
- Kuruluşun görevlendirme tebliğinin ilgili kısmının çıktısını teknik dosyaya ekleyin.
- Deney raporlarını, tarih ve numune bilgisiyle birlikte belge numarasına bağlayın.
- Üretimde yapılan tasarım değişikliklerinde belgenin hâlâ kapsayıcı olup olduğunu yeniden değerlendirin.
- Uygunluk beyanını, dayandığı belgelerin listesiyle birlikte güncel tutun.
Denetim Sırasında İtiraz Zemini
Piyasa gözetimi denetiminde belgeye ilişkin bir eleştiriyle karşılaşıldığında, savunmanın merkezinde tarih sıralaması bulunur: ürünün üretim tarihi, belgenin düzenlenme tarihi ve kuruluşun yetki dönemi. Uygulanan idari yaptırıma karşı başvuru süreleri kararın tebliğine bağlı olduğu için tebliğ belgesi ayrıca saklanmalıdır.
Bu açıklamalar uygunluk değerlendirme sisteminin genel işleyişine ilişkindir; her ürün grubunun kendine özgü teknik düzenlemesi ve modül yapısı bulunur. Ürününüz hakkında bir denetim işlemi veya belge geçerliliği tartışması varsa, teknik dosyanızla birlikte ürün güvenliği ve idare hukuku alanında çalışan bir hukukçudan görüş almanız uygun olur.