Sözlü tarih uygulama ve araştırma merkezlerinin kuruluş yönetmelikleri, merkezin amacını, organlarını ve çalışma usullerini düzenler. Bu tür merkezlerin faaliyeti doğrudan kişi anlatılarının kaydedilmesine dayandığından, yönetmeliğin idari çerçevesi ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun gereklilikleri birlikte ele alınmak zorundadır.
Merkezin Organları ve Karar Düzeni
Yükseköğretim mevzuatı uyarınca kurulan araştırma merkezlerinde tipik yapı; müdür, yönetim kurulu ve danışma kurulu şeklindedir. Görev sürelerinin, toplantı yeter sayılarının ve karar alma usulünün yönetmelikte açıkça belirlenmiş olması, alınan kararların sonradan tartışma konusu olmasını önler. Usulüne uygun toplanmamış bir kurulun kararı, idari işlem olarak sakatlanabilir.
Sözlü Tarih Görüşmelerinde Hukuki Riskler
- Kaynak kişinin ses ve görüntüsünün, kimliğini belirli kılan veri niteliği taşıması
- Anlatının üçüncü kişilere ilişkin özel nitelikli bilgi içermesi
- Kaydın arşivlenmesi ile yayımlanmasının farklı izinler gerektirmesi
- Kaynak kişinin sonradan rızasını geri alması ihtimali
Aydınlatma ve Rıza Metninin Kurgusu
Görüşme öncesinde kaynak kişiye; verinin hangi amaçla işleneceği, kimlerle paylaşılacağı, ne kadar süreyle saklanacağı ve hakları anlatılmalıdır. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza birbirinden ayrı iki kurumdur; tek bir metinde birleştirilmesi sakınca doğurabilir. Rıza metninde, kaydın anonimleştirilerek mi yoksa isimle mi kullanılacağı seçenekli biçimde sorulmalı ve kaynak kişinin tercihi imzayla belgelenmelidir.
Arşivleme ve Erişim Politikası
- Ham kayıtlar ile yayına hazırlanmış metinleri ayrı erişim düzeylerinde saklayın.
- Erişim yetkisi verilen kişileri ve verilme tarihini kayıt altına alın.
- Süreli kısıtlama talep eden kaynak kişiler için ayrı bir izleme listesi tutun.
- Rızanın geri alınması hâlinde izlenecek prosedürü önceden yazılı hâle getirin.
Telif ve Kullanım Hakları
Sözlü tarih kayıtlarında hem kaynak kişinin kişilik hakları hem de derlemeyi yapan araştırmacının emeği söz konusudur. Kaydın yayımlanması, alıntılanması veya sergilenmesi bakımından kullanım izinlerinin kapsamı sözleşmeyle netleştirilmelidir. Bu netlik sağlanmadığında, arşiv yıllar sonra kullanılamaz hâle gelebilir.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Araştırma projelerinde veri işleme koşulları projenin kapsamına göre değiştiğinden, etik kurul belgeleriniz ve rıza metinlerinizle birlikte hukuki inceleme yaptırmanız uygun olur.