Güney Asya çalışmaları gibi bölge odaklı bir uygulama ve araştırma merkezinin yönetmeliği, merkezin akademik faaliyet çerçevesini çizmenin yanında, yurt dışı kurumlarla kurulacak işbirliklerinin hukuki zeminini de belirler. Uluslararası boyut taşıyan merkezlerde risk, çoğunlukla yönetmeliğin kendisinden değil, yönetmeliğin sessiz kaldığı alanlarda imzalanan protokollerden doğar.
Faaliyet Alanının Sınırı
Merkez, ancak yönetmelikte sayılan faaliyet alanları içinde iş yapabilir. Bu sayım genellikle araştırma yürütmek, yayın çıkarmak, eğitim ve seminer düzenlemek, veri tabanı oluşturmak ve danışmanlık vermek şeklindedir. Sayım dışında kalan bir faaliyetin merkez adına yürütülmesi, işlemin konu unsuru yönünden sakat olması sonucunu doğurabilir. Uygulamada özellikle ücretli danışmanlık ve proje yürütücülüğü bu yönden tartışılır.
Uluslararası İşbirliği Protokollerinde Dikkat Edilecekler
- Protokolü imzalamaya yetkili makamın rektörlük mü yoksa merkez müdürlüğü mü olduğu yönetmelikten ve üniversite iç düzenlemesinden teyit edilmelidir.
- Ortaya çıkacak fikrî hakların paylaşımı, yayın hakkı ve arşiv kullanımı metinde açıkça düzenlenmelidir.
- Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık çözüm yolu belirlenmediğinde, sonradan hangi ülkenin mahkemesine gidileceği başlı başına bir ihtilaf konusu hâline gelir.
- Yurt dışına veri aktarımı öngörülüyorsa, 6698 sayılı Kanun'daki aktarım rejimi ayrıca değerlendirilmelidir.
Bütçe ve Kaynak Kullanımı
Merkezin kaynakları üniversite bütçesi, proje destekleri ve döner sermaye gelirlerinden oluşabilir. Kaynağın türü, harcamanın tabi olduğu usulü de değiştirir. Kamu kaynağı kullanılan projelerde harcama belgelerinin usulüne uygun düzenlenmesi, denetim aşamasında kişisel sorumluluğu doğrudan etkiler. Bu nedenle merkez yönetimi, karar defterini ve harcama evrakını proje bazında ayrıştırarak tutmalıdır.
Sorumluluk Doğuran Tipik Durumlar
- Yönetim kurulu kararı olmaksızın merkez adına taahhüt altına girilmesi.
- Proje çıktısının, katkı sunan araştırmacıların adı belirtilmeden yayımlanması.
- Saha araştırmasında toplanan verilerin izin verilen amaç dışında kullanılması.
- Merkez adının ticari nitelikli faaliyetlerde izinsiz kullanılması.
Uyuşmazlık Çıktığında
Merkez organlarının kararlarına karşı önce kurum içi başvuru yolları değerlendirilir; sonuç alınamazsa idari yargı gündeme gelir. Akademik personel bakımından disiplin boyutu ile idari işlem boyutu ayrı süreçler olarak yürür ve her birinin kendi süresi vardır. Bu iki sürecin aynı dilekçeyle karıştırılması sık rastlanan bir usul hatasıdır.
Yukarıdaki başlıklar genel bilgilendirme amaçlıdır. Merkezin kendi yönetmeliği ve üniversitenin iç düzenlemeleri farklılık gösterebileceğinden, protokol imzalamadan ya da işleme itiraz etmeden önce metinlerin birlikte incelenmesi gerekir.