Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Psikolojik Danışma ve Rehberlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, diğer üniversite merkezlerinden bir yönüyle ayrılır: merkezin faaliyeti doğrudan kişilerin ruh sağlığına ilişkin verilerle temas eder. Bu nedenle yönetmeliğin okunmasında yalnızca organ yapısı değil, gizlilik ve veri güvenliği ekseni de belirleyicidir.
Danışan Kayıtları Hangi Kategoriye Girer?
Psikolojik danışma sürecinde tutulan görüşme notları, test sonuçları ve yönlendirme kayıtları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından sağlıkla ilgili özel nitelikli kişisel veri kapsamında değerlendirilebilir. Bu kategorideki veriler için Kanun, genel kişisel verilere göre daha sıkı işleme şartları ve daha yüksek düzeyde teknik ve idari tedbir öngörür. Merkezin veri sorumlusu sıfatının üniversiteye mi yoksa merkeze mi ait olduğu da açıkça belirlenmelidir.
Uygulamada Sık Görülen Kırılma Noktaları
- Aydınlatma metni verilmeden görüşme kaydı başlatılması
- Açık rızanın hizmetin ön şartı haline getirilmesi
- Danışan dosyalarının ortak ağ klasörlerinde erişim kısıtı olmadan tutulması
- Reşit olmayan danışanlarda veli/vasi onayı ile danışanın mahremiyeti arasındaki dengenin kurulmaması
- Araştırma amacıyla kullanılacak verilerin anonimleştirilmeden analiz edilmesi
Gizliliğin İstisnaları ve Bildirim Yükümlülüğü
Danışan mahremiyeti mutlak değildir. Ciddi ve yakın bir tehlike bulunduğunun anlaşıldığı hâllerde ya da bir suçun işlendiği yönünde bulguya ulaşıldığında, mevzuattan doğan bildirim yükümlülükleri gündeme gelebilir. Bu noktada merkezin yazılı bir iç prosedüre sahip olması, hem danışanı hem de görevliyi korur; her olayda ayrı ayrı takdir yürütmek yerine önceden belirlenmiş bir akış izlenmesi tercih edilmelidir.
Merkez Yönetimi İçin Kontrol Listesi
- Danışan dosyalarının saklama süresi ve imha usulü yazılı politikaya bağlandı mı?
- Kayıtlara erişebilecek personel isim bazında sınırlandı mı?
- Dış kurum yönlendirmelerinde veri aktarımının hukuki sebebi belirlendi mi?
- Danışanın kendi kaydına erişim talebi için başvuru kanalı duyuruldu mu?
- Bir veri ihlali durumunda izlenecek bildirim akışı önceden tanımlandı mı?
Yukarıdaki değerlendirmeler genel çerçeve sunar; her merkezin işleyişi kendi yönetmeliği ve kurumsal politikalarıyla şekillenir. Veri ihlali, gizlilik iddiası veya danışan şikâyeti gibi somut bir durumda, adım atmadan önce hukuki görüş almak isabetli olacaktır.