Kariyer planlama merkezleri; staj yönlendirmesi, işveren buluşmaları, mezun takibi ve özgeçmiş havuzu gibi faaliyetler yürütür. Bu faaliyetlerin ortak paydası, çok sayıda öğrenci ve mezuna ait kişisel verinin üçüncü kişilerle paylaşılmasıdır. Kuruluş yönetmeliği merkezin görevlerini sayar; ancak veri paylaşımının hukuki dayanağını kendiliğinden sağlamaz.
Özgeçmiş Havuzunun Hukuki Niteliği
Öğrencinin merkeze ilettiği özgeçmiş, 6698 sayılı Kanun anlamında kişisel veri içerir. Bu verinin işverenlere aktarılması ayrı bir işleme faaliyetidir ve aktarma öncesinde aydınlatma yapılması, gerektiğinde açık rıza alınması gerekir. "Merkeze başvurdu, demek ki paylaşımı kabul etti" varsayımı, veri koruma hukuku bakımından güvenli bir dayanak değildir. Rıza alınacaksa hangi işveren gruplarına, hangi amaçla ve ne kadar süreyle aktarım yapılacağı somut biçimde belirtilmelidir.
Staj ve Yerleştirme İlişkisinde Sorumluluk Sınırı
Merkez, öğrenciyi bir işverenle buluşturduğunda kural olarak iş sözleşmesinin tarafı olmaz. Buna karşılık, tanıtımda verilen bilginin yanlış olması veya sigortasız çalıştırma gibi bir durumun bilinerek yönlendirilmesi hâlinde kurumsal sorumluluk tartışması doğabilir. Bu nedenle iş birliği protokollerinde tarafların yükümlülüklerinin, özellikle sigorta ve ücret konularının açıkça yazılması koruyucu işlev görür.
Uyum Açısından Yapılması Gerekenler
- Aydınlatma metninin başvuru anında, aktarımdan önce sunulması
- Açık rızanın hizmet şartına bağlanmaması
- Veri saklama süresinin belirlenmesi ve süre sonunda silme/anonim hâle getirme
- İşverenle imzalanan protokole veri güvenliği ve gizlilik hükmü eklenmesi
- Mezun anketlerinde kimliksizleştirme yapılabiliyorsa tercih edilmesi
Veri Sahibinin Başvuru Yolu ve Süreleri
- İlgili kişi önce veri sorumlusuna, yani üniversiteye yazılı olarak başvurur.
- Veri sorumlusu talebi, kanunda öngörülen süre içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür.
- Talep reddedilir, yetersiz yanıtlanır veya süresinde cevaplanmazsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet yolu açılır.
- Kurul'a şikâyet için de kanunda ayrı bir süre öngörülmüştür; veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan şikâyet edilmesi usulden ret sebebidir.
Usule Aykırı Başvurunun Doğurduğu Kayıp
Bu alanda hak kaybının en yaygın sebebi, sıranın atlanmasıdır: doğrudan Kurul'a yapılan şikâyet, ön başvuru koşulu yerine getirilmediği için incelenmeden reddedilir ve bu sırada süreler işlemeye devam eder. Başvurunun yazılı ve tarihli olması, cevabın tebliğ tarihinin belgelenmesi bu riski büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Burada anlatılanlar genel bilgi niteliğindedir. Veri paylaşımı, protokol metni ve başvuru süreçleri kurumdan kuruma değiştiğinden, somut bir talep veya şikâyet öncesinde belgelerin hukuki değerlendirmeye tabi tutulması yararlı olacaktır.