Özel hesap uygulaması, belirli bir amaç için toplanan kaynağın genel bütçe akışından ayrı tutularak izlenmesini sağlar. Ülkemizde yapılacak uluslararası gençlik ve spor organizasyonlarına ilişkin özel hesap yönetmeliği de bu kaynağın hangi gelirlerden oluşacağını, nasıl harcanacağını ve organizasyon sonrasında kalan tutarın akıbetini düzenler. Buradaki hukuki risk, çoğunlukla harcamanın amaç dışı yapıldığı iddiasında toplanır.
Özel Hesabın Ayırt Edici Yanı
Özel hesaba aktarılan kaynak, yalnızca yönetmelikte tanımlanan organizasyon amacı doğrultusunda kullanılabilir. Bu, harcamanın tek başına usulüne uygun belgelendirilmiş olmasının yeterli olmadığı anlamına gelir: belge doğru olsa bile, harcama kalemi organizasyonun amacıyla bağdaşmıyorsa sorumluluk doğar. Amaç bağlılığı, denetimde ilk bakılan ölçüttür.
Sorumluluğun Dağılımı
- Harcama yetkilisi – ödeme emrinin amaca ve mevzuata uygunluğundan sorumludur
- Gerçekleştirme görevlisi – işin yapıldığına ve belgelerin doğruluğuna ilişkin sorumluluk taşır
- Muhasebe birimi – ödemenin kayıt ve belge yönünden kontrolünü yapar
- Komisyonlar – muayene, kabul ve tespit işlemlerinden sorumludur
Sorumluluğun kişiselliği esastır; imzası bulunmayan kişiye sorumluluk yüklenemez, ancak imzalanan belgenin içeriğini denetlememiş olmak savunma oluşturmaz.
Denetim ve Sonrası
- Denetim raporunda tespit edilen hususlara ilişkin savunma, verilen süre içinde yazılı ve belgeli olarak sunulur.
- Kamu zararı iddiası varsa, zararın oluşup oluşmadığı ve miktarı ayrıca tartışılır.
- Sayıştay yargılamasına konu olan hususlarda, ilgili mevzuatta öngörülen kanun yolları takip edilir.
- Fiilin ayrıca suç oluşturduğu iddiası varsa ceza soruşturması bağımsız biçimde yürür; idari süreçle karıştırılmamalıdır.
Organizasyon Sürecinde Pratik Önlemler
Yoğun takvimli organizasyonlarda en sık görülen hata, işin aciliyeti gerekçesiyle önce hizmetin alınıp sonra belgelerin tamamlanmaya çalışılmasıdır. Bunun yerine; her harcama kaleminin organizasyon programındaki hangi faaliyete ait olduğunu gösteren kısa bir gerekçe notu, karar örneği ve teslim tutanağı dosyada birlikte tutulmalıdır. Bağış ve sponsorluk gelirlerinde ise kaynağın niteliği ve tahsis amacı yazılı olarak kayda geçirilmelidir.
Hesabın Kapanması
Organizasyon tamamlandıktan sonra hesapta kalan tutarın nereye aktarılacağı yönetmelikte belirlenmiştir. Bu aşamanın ihmal edilmesi, sonradan geriye dönük sorumluluk tartışması yaratabildiğinden kapanış işlemleri de tıpkı harcamalar gibi belgelendirilmelidir.
Yukarıdaki açıklamalar genel çerçeveyi anlatmak içindir. Kamu zararı, denetim raporu veya harcama sorumluluğu gündeme geldiğinde, dosyadaki belgeler üzerinden ayrıntılı bir hukuki inceleme yapılması gerekir.