Elektronik mühür, gerçek kişiye bağlı elektronik imzadan farklı olarak tüzel kişinin kendisine ait bir veriyi doğrulama aracıdır. Bir belgenin o kurumdan çıktığını ve içeriğinin sonradan değişmediğini gösterir. Yönetmelik, mührün oluşturulması, mühür sertifikasının verilmesi ve hizmet sağlayıcıların yükümlülüklerine ilişkin usulleri belirler.
Elektronik İmza ile Elektronik Mühür Aynı Şey Değildir
Aradaki fark uygulamada sıkça gözden kaçar. Elektronik imza bir irade beyanını kişiye bağlar; mühür ise belgenin kaynağını ve bütünlüğünü kuruma bağlar. Bu ayrım şu sonucu doğurur: mühürlü bir belge, kurumdan çıktığını güçlü biçimde gösterir; ancak tek başına, o kurum adına imza yetkisine sahip bir kişinin iradesini her zaman ortaya koymaz. Yetki tartışmasının çıktığı dosyalarda bu ayrım belirleyici olur.
Mühürlü Belgenin Delil Olarak Sunulması
Bir uyuşmazlıkta mühürlü elektronik belgeye dayanılacaksa, yalnızca çıktısının dosyaya konulması yeterli sonuç vermez. Şu unsurların birlikte sunulması beklenir:
- Belgenin özgün elektronik hâli ve mühür verisi
- Mühür sertifikasının geçerlilik durumu ve geçerlilik anına ilişkin kayıt
- Zaman damgası bulunuyorsa buna ilişkin doğrulama
- Doğrulama işleminin sonucunu gösteren rapor
Sertifika Süresi ve İptal Riski
En sık karşılaşılan itiraz, belgenin oluşturulduğu anda mühür sertifikasının geçerli olup olmadığına yöneliktir. Sertifika sonradan iptal edilmiş ya da süresi dolmuşsa, belgenin oluşturulma anındaki geçerliliği ayrıca gösterilmelidir. Zaman damgasının önemi tam olarak buradadır; damga bulunmadığında tarih iddiası çok daha kolay tartışmaya açılır.
Kurum İçi Kullanımda Dikkat Edilecekler
- Mühür oluşturma verisine kimlerin erişebileceğini yazılı bir iç düzenlemeyle belirleyin.
- Mühürleme işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösteren kayıt tutun.
- Otomatik mühürleme yapan sistemlerde tetikleme koşullarını tanımlayın.
- Sertifika yenileme takvimini önceden takibe alın.
- Erişim verisinin kaybı ya da kötüye kullanımı hâlinde izlenecek bildirim adımlarını belirleyin.
Kişisel Veri Boyutu
Mühürlenen belgeler kişisel veri içeriyorsa, işlemenin hukuki dayanağı ve saklama süresi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde ayrıca değerlendirilmelidir. Mühürleme, verinin bütünlüğünü korur; ancak veriyi işlemek için gerekli hukuka uygunluk sebebini kendiliğinden sağlamaz.
Yazıdaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Elektronik belgeye dayanan bir iddiada teknik doğrulama ile hukuki argümanın birlikte kurulması gerektiğinden, dosyanızı sunmadan önce hem teknik hem hukuki bir ön inceleme yaptırmanız yararlı olacaktır.