Gözetim kaynaklı uyuşmazlıkların büyük bölümü hukuki yorumda değil, ispatta kaybedilir. 2026/29 sayılı Tebliğ kapsamındaki bir işlemde firma haklı olsa bile, ödemeyi, yazışmayı ve tarihleri gösteren belgeler dağınıksa iddiasını ortaya koyamaz. Bu rehber, daha ilk günden kurulacak delil dosyasını anlatır.
Delil Dosyasının Dört Katmanı
- Ticari katman: sipariş, proforma, sözleşme, ticari fatura
- Mali katman: banka transferleri, akreditif yazışmaları, masraf faturaları
- İdari katman: başvuru dilekçeleri, kayıt numaraları, idare yazıları, tebliğ şerhleri
- Fiziksel katman: konşimento, ardiye kayıtları, muayene tutanakları, numune ve analiz raporları
Belge Yeterli Değil, İzlenebilir Olmalı
Bir belgenin dosyada bulunması tek başına yetmez; hangi tarihte, kim tarafından ve hangi işlemle ilişkili olarak üretildiğinin görülebilmesi gerekir. Elektronik yazışmalarda gönderim kayıtlarının, taranmış evrakta ise aslının saklanması, sonradan yapılan itirazları karşılar.
Kronoloji Cetveli Çıkarmak
- Siparişten beyannameye kadar tüm olayları tarih sırasıyla tek tabloya yazın.
- Her satıra dayanak belgenin adını ve dosyadaki yerini ekleyin.
- İdareyle yapılan her temasın tarihini ve şeklini kaydedin.
- Boş kalan tarih aralıklarını tespit edip eksik belgeyi tamamlayın.
Bilirkişi İncelemesine Hazırlık
Kıymet, tarife veya teknik nitelik tartışmalarında dosyanın teknik bir incelemeye gitmesi olağandır. İnceleme, sunulan belge kümesi üzerinden yürür; sonradan hatırlanan bir bilgi çoğu zaman değerlendirmeye giremez. Bu nedenle teknik dokümanlar, katalog ve analiz raporları daha başvuru aşamasında dosyaya konulmalıdır.
Saklama Süresi ve Sorumluluk
Ticari defter ve belgelerin saklanmasına ilişkin genel yükümlülükler ithalat evrakı için de geçerlidir. Sonraki yıllarda yapılabilecek denetimler düşünüldüğünde, dosyanın kapanmış sayıldığı gün değil, yasal saklama süresi esas alınmalıdır.
Aşağıdaki uyarıyı tekrar etmekte yarar var: bu açıklamalar genel çerçevedir ve hangi belgenin hangi iddiayı taşıdığı dosyaya göre değişir; ihtilaf doğduğunda belgelerinizi bir hukukçuyla birlikte tasnif etmeniz sonucu doğrudan etkiler.