Üniversite bünyesinde kurulan çevre sorunları araştırma ve uygulama merkezleri, akademik çalışmanın yanında proje yürütme, danışmanlık ve rapor düzenleme gibi dışa dönük işler de yapar. Bu merkezlerin yönetmeliği, kimin hangi kararı alabileceğini belirleyen temel metindir. Aşağıda merkez yönetmeliklerinin uygulamada en çok sorun çıkaran yönü olan yetki sınırları ele alınmaktadır.
Merkez Yönetmeliği Neyi Düzenler
Bir uygulama ve araştırma merkezi yönetmeliği genellikle merkezin amacını, faaliyet alanlarını, organlarını, organların görev sürelerini ve çalışma biçimini gösterir. Bu metin, merkezin üniversite tüzel kişiliği içindeki konumunu belirler; merkez ayrı bir tüzel kişilik değildir. Dolayısıyla merkez adına kurulan ilişkilerde sorumluluk çoğu zaman üniversite tüzel kişiliğine bağlanır.
Organlar ve Karar Alma Düzeni
- Müdür ve varsa yardımcılarının atanma usulü ile görev süresi
- Yönetim kurulunun oluşumu, toplantı ve karar yeter sayısı
- Danışma kurulu benzeri organların bağlayıcı olup olmayan nitelikleri
- Kararların yazılı hale getirilmesi ve karar defterine işlenmesi
Yetki Aşımı Nerede Doğar
Uygulamadaki tartışmaların önemli kısmı, yönetmelikte yönetim kuruluna bırakılmış bir işin tek imzayla yapılmasından kaynaklanır. Proje protokolü imzalanması, dış kuruma rapor verilmesi, ücret veya bedel belirlenmesi gibi işler bu bakımdan risklidir. Yönetmelikte açık dayanağı bulunmayan bir tasarruf, sonradan iptal edilebileceği gibi ilgili kişiler yönünden sorumluluk da doğurabilir.
Kayıt ve Belge Düzeni
- Her toplantı için gündem, tutanak ve karar metnini ayrı ayrı tutun.
- Karar numaralandırmasını kesintisiz ve tarih sıralı ilerletin.
- Dış kurumlarla yapılan yazışmaları merkez evrak sistemine kaydedin.
- Görev süresi dolan organ üyeleri için devir tutanağı düzenleyin.
Uyuşmazlık Çıktığında
Merkez kararına ilişkin bir itiraz gündeme geldiğinde önce yönetmeliğin ilgili maddeleri ile karar tarihindeki organ bileşimi karşılaştırılır. Karar defteri, toplantıya katılanların imzaları ve tebliğ belgeleri bu incelemenin omurgasını oluşturur. Bu belgeler eksikse, kararın esasen doğru olması bile onu usul yönünden savunulabilir kılmaya yetmeyebilir.
Yukarıdaki değerlendirme genel bilgilendirme amacı taşır. Merkez yönetmelikleri üniversiteden üniversiteye farklılık gösterdiğinden, somut bir karar veya işlem tartışılıyorsa yürürlükteki metnin ve ilgili kurul kararlarının birlikte incelenmesi gerekir.