Kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığı sağlayan VERBİS kaydı ve ilgili kişinin başvuru hakkı, belirli sürelere ve usule tabidir. Bu rehber, KVKK ile 6698 sayılı düzenleme ve internet boyutuyla 5651 ekseninde; başvuru süresi etrafında zaman ve usul planını kurar, delil eksikliği riskini öne çıkarır.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, verisiyle ilgili talebini önce veri sorumlusuna iletmek zorundadır; sorumlu belirli süre içinde cevap vermelidir. Bu ön başvuru yapılmadan doğrudan kurula gidilmesi, talebin ön koşul yönünden reddine yol açar. Bu nedenle başvuru tarihi ve içeriği belgelenmelidir.
Cevapsızlık veya Ret Sonrası Süre
Veri sorumlusunun olumsuz cevabı ya da süresinde cevap vermemesi halinde kurula şikâyet için yeni bir süre işler. Bu aşamada başvurunun yapıldığını ve cevabın tarihini gösteren kayıtlar belirleyicidir.
Başvuruyu Kanıtlayan Belgeler
- Veri sorumlusuna gönderilen talebin tarih ve içerik kaydı
- Gönderimin ulaştığını gösteren teslim veya okundu bilgisi
- Alınan cevabın veya cevapsızlığın belgelenmesi
- İşlemenin dayanağını sorgulayan yazışmalar
VERBİS Yükümlülüğünün İzlenmesi
Kayıt yükümlüsü veri sorumluları için VERBİS kaydının güncel tutulması gerekir; eksik veya geç kayıt idari yaptırım riski doğurur. İşleme envanteri ile kayıt bilgisinin uyumu düzenli kontrol edilmelidir.
Kişisel veri süreçleri her kuruluşta farklı işler. Başvuru sürelerini ve VERBİS yükümlülüğünü doğru yönetmek için durumunuzu bir hukukçuyla değerlendirmeniz uygun olur.