Kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan dış kaynaklı hibeler, genel bütçe kaynaklarından farklı bir izleme ve muhasebe düzenine tabidir. Avrupa Birliği ve uluslararası kuruluşların kaynaklarından kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe tutarlarının harcanması ve muhasebeleştirilmesine ilişkin yönetmelik, bu kaynağın kayda alınmasından harcanmasına kadar olan süreci düzenler.
Hibenin Bütçe İçindeki Yeri
Proje karşılığı gelen tutarlar, ilgili idarenin bütçesine kaydedilerek kullanılır. Kaynağın niteliği değişmediği için hem hibe sözleşmesindeki koşullara hem de kamu mali yönetimi kurallarına aynı anda uyulması gerekir. İki kural setinden birinin ihmal edilmesi, uygulamada en sık rastlanan uygunsuzluk nedenidir.
Harcama Sürecinde Kritik Noktalar
- Harcamanın proje bütçesindeki hangi kalemden karşılandığının belgede açıkça görünmesi.
- Uygun olmayan gider kabul edilebilecek kalemlerin sözleşme metniyle önceden karşılaştırılması.
- Kur farkı ve faiz gelirlerinin nasıl izleneceğinin baştan belirlenmesi.
- Proje sonunda kullanılmayan tutarların iadesine ilişkin usulün planlanması.
Denetim ve Sorumluluk
Bu kaynaklar hem iç kontrol ve iç denetim hem de dış denetim kapsamındadır; ayrıca hibeyi veren kuruluşun kendi denetimi söz konusu olabilir. Uygun bulunmayan harcamalar için istenen iade taleplerinde, harcama yetkilisi ile gerçekleştirme görevlisinin sorumluluk alanlarının belgelerden ayrıştırılabilir olması belirleyicidir. Görev ayrımının kâğıt üzerinde net olmadığı dosyalarda kişisel sorumluluk tartışması ağırlaşır.
Uygunsuzluk Bildirimi Alındığında
- Bildirimde hangi harcamanın, hangi gerekçeyle uygun görülmediğini kalem bazında ayırın.
- İlgili ihale, sözleşme ve ödeme belgelerini tarih sırasına göre dosyalayın.
- Sözleşmede öngörülen itiraz veya açıklama süresini kaçırmayın; bu süre kamu iç mevzuatındaki sürelerden bağımsız işleyebilir.
- İdari işlem niteliğindeki iade kararlarına karşı yargı yolunun süreye tabi olduğunu göz önünde bulundurun.
Bu açıklamalar genel niteliktedir; her hibenin kendi sözleşme metni ve rehberi bulunduğundan, uygunsuzluk veya iade süreçlerinde dosyaya özgü değerlendirme yapılması gerekir.