Kooperatif denetim kurulu, ortaklar adına yönetimi izleyen iç denetim organıdır. Denetim kurulu raporunun usul ve esaslarına ilişkin tebliğ, bu organın genel kurula sunacağı raporun kapsamını belirleyerek denetimin göstermelik olmasını engellemeyi hedefler. Denetçi açısından bakıldığında rapor, bir yıllık çalışmanın özeti olmanın ötesinde, kendi sorumluluğunun da sınırını çizen bir belgedir.
Denetim Kurulunun Konumu
Denetim kurulu üyeleri genel kurul tarafından seçilir ve yönetim kuruluna karşı bağımsızdır. Bu bağımsızlık teoride açık olsa da uygulamada denetçilerin yönetimle yakın ilişkisi, raporların içeriğini zayıflatan en yaygın nedendir. Denetçinin, yönetimin sunduğu bilgiyi olduğu gibi aktarması değil; kayıtlar üzerinden doğrulaması beklenir.
Denetimde İzlenecek Yöntem
- Defter ve kayıtların düzenli tutulup tutulmadığını dönem içinde en az birkaç kez inceleyin.
- Kasa ve banka mevcudunu kayıtlarla karşılaştırın; farkı tutanağa bağlayın.
- Yapılan ihale, satın alma ve inşaat işlerinde belge zincirini takip edin.
- Ortakların yazılı şikâyetlerini kayda alın ve bunlara ilişkin bulgunuzu rapora yazın.
Olumsuz Tespitlerin Yazılması
Denetçinin en kritik tercihi, tespit ettiği aksaklığı rapora yazıp yazmamaktır. Bilinen bir usulsüzlüğün rapora geçirilmemesi, denetçiyi de sorumluluk alanının içine çeker. Buna karşılık dayanaksız suçlama içeren ifadeler ayrı hukuki riskler doğurur. Doğru yöntem, tespiti belgeye dayandırarak ve hukuki nitelendirme yapmadan, olgu düzeyinde yazmaktır.
Ortağın Bilgi Alma Hakkıyla İlişkisi
Ortakların bilgi alma ve inceleme hakkı, denetim kurulunun varlığıyla ortadan kalkmaz. Denetim raporunun genel kurul öncesinde ortakların incelemesine hazır bulundurulmaması, karar alma sürecinin sağlığını etkileyen bir usul eksikliğidir ve genel kurul kararına yönelik itirazlarda ileri sürülebilir.
Denetçinin Sorumluluğu
Denetim kurulu üyeleri, görevlerini gereği gibi yerine getirmemeleri nedeniyle kooperatifin uğradığı zarardan sorumlu tutulabilir. Bu sorumluluğun kapsamı, denetçinin ne bildiğine ve bildiği hususlarda ne yaptığına göre belirlenir. Bu nedenle yapılan inceleme tarihlerinin, incelenen belgelerin ve yönetime iletilen uyarıların yazılı olarak kayıt altına alınması, denetçinin kendisini koruyan en somut adımdır.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunmak içindir; her kooperatifin ana sözleşmesi ve faaliyet konusu denetimin kapsamını değiştirebileceğinden, somut bir uyuşmazlıkta belgeler üzerinden ayrıca hukuki değerlendirme yapılmalıdır.