Yapım işi ihalelerinde tekliflerin akıbetini belirleyen iki eşik vardır: isteklinin sunduğu iş deneyim belgesinin kabul edilip edilmemesi ve teklifin sınır değerin altında kalması halinde yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının yeterli bulunup bulunmaması. Bu iki başlıkta yapılan hatalar, teknik olarak işi yapabilecek firmaların ihale dışı kalmasının başlıca nedenidir.
İş Deneyim Belgesinin Kabul Edilmeme Nedenleri
Belge türü ile isteklinin sıfatı örtüşmelidir. Yüklenici olarak tamamlanan iş, denetleme görevi üstlenilen iş ve şirket ortağı sıfatıyla yönetilen iş farklı belge türlerine ve farklı değerlendirme oranlarına tabidir. Uygulamada en çok tartışılan noktalar şunlardır:
- Sunulan işin, ilanda tanımlanan benzer iş tanımına girmemesi.
- Belgeye konu işin, tüzel kişiliğin kendi deneyimi değil ortağın kişisel deneyimi olması ve ortaklık şartlarının belge sunulduğu tarihte sürmemesi.
- Güncelleme yapılmadan sunulan tutarın istenen asgari orana ulaşmaması.
- Alt yüklenici olarak yapılan işin, ana yüklenici deneyimiymiş gibi sunulması.
Aşırı Düşük Teklif Açıklamasının Kurgusu
Açıklama istenen istekli için mesele, teklifin düşük olduğunu inkâr etmek değil, düşüklüğün maliyet gerçekliğine dayandığını göstermektir. Açıklamada her önemli maliyet kaleminin belgeye bağlanması, belgenin de idarenin öngördüğü biçimde düzenlenmiş olması gerekir. Fiyat teklifi alınan üçüncü kişilerin kayıtları, satış tutarı tespit tutanakları ve kendi üretimine dayanan maliyet hesapları arasında çelişki bulunmamalıdır.
Açıklamayı Zayıflatan Tipik Hatalar
- Analiz girdileriyle sunulan proforma fiyatların birbirini tutmaması.
- Şantiye giderleri, nakliye ve iş güvenliği maliyetlerinin hiç hesaba katılmaması.
- Sadece toplam rakam beyan edilip kalem bazında dayanak sunulmaması.
- Açıklama için verilen sürenin son gününe bırakılması ve eksik evrakın tamamlanamaması.
Sözleşme Sonrası Yansımalar
Aşırı düşük teklifle alınan iş, yürütme aşamasında fiyat farkı, iş artışı ve süre uzatımı talepleriyle telafi edilmeye çalışıldığında idareyle ihtilaf doğar. İş programına uygun ilerlemeyen işlerde gecikme cezası, teminatın gelir kaydı ve sözleşmenin feshi gündeme gelebilir. Bu nedenle teklif aşamasındaki maliyet varsayımlarının, sözleşmenin fiyat farkı ve süre uzatımı hükümleriyle birlikte okunması gerekir.
Şikâyet Sürecinde Zamanlama
Doküman kaynaklı aykırılıklar teklif verilmeden önce; değerlendirme kaynaklı aykırılıklar ise kesinleşen ihale kararının tebliğinden sonra kısa süre içinde idareye şikâyet yoluyla ileri sürülür. Bu aşama tamamlanmadan Kamu İhale Kurumuna gidilmesi başvurunun reddine yol açar. Tebliğ tarihinin EKAP kaydıyla doğrulanması, süre tartışmasının önüne geçer.
Buradaki değerlendirmeler genel çerçeveyi tanıtmak içindir; her ihalede idari şartname ve teknik şartname hükümleri belirleyici olduğundan dosyaya özgü inceleme yapılmasında yarar vardır.