Psikolojik danışma ve rehberlik hizmeti veren üniversite merkezleri, hukuken hassas bir alanda çalışır. 13045 sayılı sırada yayımlanan Kırıkkale Üniversitesi Danışma-Rehberlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, merkezin amacını ve işleyişini düzenler. Bu rehberde, yönetmeliğin idari çerçevesinden çok, uygulamada sorumluluk doğuran üç başlığa odaklanıyoruz: gizlilik, onam ve kayıt.
Danışmanlık İlişkisinin Hukuki Zemini
Danışan ile merkez arasında kurulan ilişki, ücretsiz olsa dahi hukuki sonuç doğuran bir ilişkidir. Hizmetin kapsamı, süresi ve sınırları başlangıçta yazılı olarak açıklanmalıdır. Özellikle merkezin tedavi değil destek verdiği durumlarda, bu sınırın danışana açıkça anlatılması ve kayda geçirilmesi, sonradan doğabilecek beklenti uyuşmazlıklarını önler.
Gizlilik ve Sır Saklama
Danışmanlık kayıtları, kişinin en mahrem bilgilerini içerir. Gizlilik yükümlülüğü hem meslek etiğinden hem de kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuattan doğar. 6698 sayılı Kanun kapsamında bu veriler özel nitelikli veri kategorisine girebileceğinden, saklama ve erişim rejimi sıradan öğrenci kayıtlarından farklı kurgulanmalıdır. Süpervizyon veya vaka tartışması yapılacaksa, kimliği belirlenebilir bilgilerin ayıklanması gerekir.
Gizliliğin Sınırı: İstisnai Haller
- Danışanın kendisi veya bir başkası bakımından ciddi ve yakın bir tehlike bulunması.
- Yargı mercii tarafından usulüne uygun biçimde bilgi veya belge istenmesi.
- Mevzuattan doğan bildirim yükümlülüğünün söz konusu olması.
Bu hallerde de paylaşım, amaçla sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Tüm dosyanın topluca gönderilmesi yerine, talep edilen konuyla ilgili kısmın verilmesi doğru yaklaşımdır.
Reşit Olmayan Danışanlar
Danışan çocuk veya ergen ise, veli ya da vasinin bilgilendirilmesi ile çocuğun gizlilik beklentisi arasında bir denge kurulması gerekir. Bu denge tek bir formülle çözülmez; çocuğun yaşı, ayırt etme gücü ve konunun niteliği birlikte değerlendirilir. Çocuğun istismara uğradığına dair bir şüphe doğduğunda ise mevzuattan doğan bildirim yükümlülüğü devreye girer ve bu yükümlülük gizlilikten önce gelir.
Kayıt, Arşiv ve Sorumluluk
- Görüşme kayıtlarını gecikmeden ve olduğu gibi tutun; sonradan düzeltme yapılacaksa düzeltme tarihini belirtin.
- Fiziksel dosyaları kilitli, dijital dosyaları erişim yetkisi sınırlı ortamlarda saklayın.
- Saklama süresi dolan kayıtların imhasını tutanakla yapın.
- Danışana verilen bilgilendirme ve onam metinlerinin imzalı örneklerini dosyada tutun.
- Merkeze gelen resmi yazıları ayrı bir defterle takip edin.
Bu içerik yalnızca genel bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Bildirim yükümlülüğünün doğduğu şüpheli durumlarda ve resmi bilgi taleplerinde, adım atmadan önce kurumun hukuk birimiyle temas kurulması önerilir.