Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrencilere ve çalışanlara doğrudan hizmet veren birimlerdir. Bu nedenle merkezin yönetmeliği okunurken teknik yapıdan çok, hizmetin doğasından kaynaklanan üç başlık öne çıkar: gizlilik, kayıt düzeni ve gizliliğin istisna oluşturduğu sınır durumlar.
Gizlilik Neden Sıradan Bir Kural Değil?
Danışma ilişkisinde paylaşılan bilgiler, kişinin sağlığına ve ruhsal durumuna ilişkin olduğu için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli kişisel veri kategorisine girer. Bu veriler ancak kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde işlenebilir, daha yüksek güvenlik tedbirleri gerektirir ve kural olarak danışanın açık rızası olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Danışanın öğrenci olması, bilgilerin akademik birimlere aktarılabileceği anlamına gelmez.
Kayıt Tutarken Uygulanacak Ölçüt
- Kayıt, hizmetin yürütülmesi için gereken kadarıyla sınırlı tutulmalıdır
- Dosyalara erişim yetkisi kişi bazında tanımlanmalı ve loglanmalıdır
- Saklama süresi önceden belirlenmeli, süre dolduğunda imha usulü uygulanmalıdır
- Fiziksel dosyalar kilitli ve erişimi sınırlı ortamda muhafaza edilmelidir
Sınır Durumlar: Gizlilik Mutlak mıdır?
Danışanın kendisine ya da başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike bulunması, çocuğun korunmasını gerektiren bir durumun öğrenilmesi veya kanunun bildirim yükümlülüğü öngördüğü hâller, gizlilik ilkesinin sınırını oluşturur. Bu noktada uygulayıcının yapması gereken, kararı tek başına duygusal değerlendirmeyle vermek yerine; merkezin önceden yazılı hale getirdiği yönlendirme protokolüne uymak, yapılan bildirimi gerekçesiyle kayda geçirmek ve paylaşımı zorunlu asgari bilgiyle sınırlamaktır.
Aydınlatmanın İlk Görüşmede Yapılması
- Hizmetin kapsamı ve süresi anlatılır.
- Hangi bilgilerin kaydedileceği ve ne kadar süreyle saklanacağı açıklanır.
- Gizliliğin istisnaları örnek üzerinden ve anlaşılır dille bildirilir.
- Süpervizyon veya vaka değerlendirmesi yapılacaksa bu durum ayrıca belirtilir.
Kurumsal Sorumluluk Boyutu
Merkezin hizmet verdiği kişiye ilişkin bilgilerin izinsiz yayılması, hem veri güvenliği yükümlülüğünün ihlali hem de kişilik haklarına saldırı iddiası doğurabilir. Kurum açısından savunmanın dayanağı, alınan teknik ve idari tedbirlerin belgelenmiş olmasıdır; yazılı politikası bulunmayan bir birimde ihlal iddiasına karşı koymak güçleşir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla kaleme alınmıştır. Belirli bir vaka, bildirim yükümlülüğü ya da veri paylaşımı talebi söz konusu olduğunda, kurum politikaları ve güncel mevzuat birlikte gözden geçirilmelidir.