Belirli ürün gruplarında piyasaya arz, bağımsız bir kuruluşun uygunluk değerlendirmesine katılmasını gerektirir. SGS Supervise Gözetme Etüd Kontrol Servisleri Anonim Şirketinin Onaylanmış Kuruluş Olarak Görevlendirilmesine Dair Tebliğ (Tebliğ No: SGM 2010/4), bu şirketin ilgili teknik düzenleme kapsamında onaylanmış kuruluş sıfatıyla yetkilendirilmesine ilişkindir. Bu rehber, üreticinin kendi sorumluluğunu doğru konumlandırmasına ve kapsam dışı belgelendirme riskine odaklanır.
Onaylanmış Kuruluşun Rolü Nerede Başlar
Onaylanmış kuruluş, ürünün ilgili teknik düzenlemeye uygunluğunu bağımsız olarak değerlendirir; tip incelemesi, üretim kalite güvencesi denetimi veya ürün doğrulaması gibi modüllerden hangisinin uygulanacağı teknik düzenlemeye göre belirlenir. Kuruluşun düzenlediği belge, ürünün uygun olduğunun tek başına ilanı değil; üreticinin yapacağı uygunluk beyanının dayanağıdır. Bu ayrımın kavranmaması, sorumluluğun kuruluşa devredildiği yanılgısını doğurur.
Uygunluk Beyanı Kimin Sorumluluğunda
Ürünün teknik düzenlemeye uygun olduğunu beyan eden, üreticidir. Onaylanmış kuruluşun katılımı bu sorumluluğu ortadan kaldırmaz; yalnızca değerlendirmenin belirli bir aşamasını bağımsız bir tarafın yürüttüğünü gösterir. Seri üretimde ürünün, değerlendirmeye konu numune veya tipe uygun kalmaya devam etmesi de üreticinin yükümlülüğündedir. Tasarım veya bileşen değişikliği yapıldığında mevcut belgenin kapsam dışına çıkıp çıkmadığı yeniden değerlendirilmelidir.
Kapsam Dışı Belgelendirme: En Maliyetli Hata
- Kuruluşun yetkisi belirli bir teknik düzenleme ve belirli ürün grupları ile sınırlıdır; başka bir düzenleme için düzenlenmiş belge ürününüzü karşılamaz.
- Aynı ürün grubunda dahi, uygulanan modül farklıysa belge amacına hizmet etmez.
- Belgenin tarihinin, görevlendirmenin yürürlükte olduğu döneme denk gelmesi gerekir.
- Belgede yer alan kimlik numarası ve kapsam ifadesi, ürün etiketi ve teknik dosya ile tutarlı olmalıdır.
Teknik Dosyanın Önemi
- Tasarım ve üretim çizimleri ile hesaplamalar.
- Uygulanan standartların listesi ve seçim gerekçesi.
- Test raporları ve onaylanmış kuruluş yazışmaları.
- Risk değerlendirmesi ve kullanım kılavuzu.
Denetimde ilk istenen belge çoğunlukla teknik dosyadır; dosyanın güncel tutulmaması, ürün fiilen uygun olsa bile idari yaptırıma zemin hazırlar.
Sözleşme ve İhale İlişkisine Yansıması
İhale şartnamelerinde ve tedarik sözleşmelerinde belgenin hangi kuruluştan ve hangi kapsamda alınacağı çoğu zaman açıkça yazılır. Kapsamı karşılamayan bir belgeyle teslim yapılması, ayıplı ifa ve sözleşmeye aykırılık iddialarını gündeme getirir. Bu nedenle sözleşme aşamasında belge kapsamının teknik ekte tanımlanması, sonradan yaşanacak tartışmayı kaynağında keser.
Bu rehber genel bilgilendirme amacı taşır; ürününüze uygulanacak teknik düzenleme ve modül farklılık gösterebileceğinden, belgelendirme öncesinde teknik ve hukuki değerlendirmenin birlikte yapılması yerinde olur.