Kongre ve turizm işletmeciliği alanında kurulan üniversite merkezleri, bilimsel toplantı organizasyonu, eğitim programı düzenleme ve sektöre yönelik danışmanlık gibi işlevleri bir arada yürütür. Dicle Üniversitesi Kongre ve Turizm İşletmeciliği Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği bu faaliyetlerin kurumsal çerçevesini belirler. Etkinlik yönetimi ise doğası gereği çok sayıda sözleşmenin, ödemenin ve üçüncü kişi ilişkisinin aynı anda yürütülmesini gerektirir.
Etkinlik Öncesi: Kim Neyi Taahhüt Ediyor
Bir kongrede genellikle üniversite, organizasyon firması, konaklama işletmesi, sponsorlar ve katılımcılar aynı anda taraf konumundadır. Sorunların kaynağı çoğu zaman, kimin hangi edimden sorumlu olduğunun yazılı hale getirilmemesidir. Sözleşmede iptal ve erteleme hali, katılım ücretinin iadesi, salon ve konaklama rezervasyonlarının bozulması durumunda doğacak zararın paylaşımı açıkça düzenlenmelidir.
Mali İşleyiş ve Kurumsal Sorumluluk
Katılım ücreti, sponsorluk geliri ve stant bedeli gibi kalemler kurumun mali mevzuatına uygun biçimde tahsil edilip kaydedilmelidir. Nakit toplama, kişisel hesap kullanımı veya belgesiz ödeme, hem mali denetimde hem de sonraki bir uyuşmazlıkta ispat açısından ciddi sorun yaratır. Etkinlik bütçesinin gelir ve gider tarafı ayrı ayrı belgelendirilmelidir.
Katılımcı ve Konuşmacı İlişkisinde Riskler
- Sunum ve bildiri metinleri üzerindeki telif hakları ile yayın izni
- Etkinlikte çekilen fotoğraf ve videoların tanıtımda kullanılması için alınacak açık rıza
- Katılımcı listelerinin sponsorlarla paylaşılmasının hukuki dayanağı
- Yurt dışından gelen konuşmacılarda vize, davet yazısı ve ödeme yükümlülüğü
- Sertifika ve katılım belgesinin içeriğinin gerçeği yansıtması
Etkinlik Sırasında Doğan Zararlar
Salon güvenliği, ulaşım hizmeti veya ikram kaynaklı zararlarda sorumluluğun kimde olduğu, hizmetin doğrudan üniversite tarafından mı yoksa alt yüklenici tarafından mı verildiğine göre değişir. Bu nedenle hizmet alım sözleşmelerine sigorta ve rücu hükümlerinin konulması, sonradan doğacak tazminat tartışmalarını büyük ölçüde sınırlar.
Etkinlik Sonrası Kapanış Adımları
- Tüm sözleşmelerin ifa durumunu tek bir kapanış tutanağında toplayın.
- İade ve itiraz taleplerine yazılı ve tarihli cevap verin.
- Görsel materyalin kullanım izinlerini arşivde saklayın.
- Gelir gider tablosunu belgeleriyle birlikte ilgili organın onayına sunun.
Yukarıdaki başlıklar yol gösterici niteliktedir. Etkinliğin ölçeği ve sözleşme metinleri farklılık gösterdiğinden, uyuşmazlık doğduğunda belgelerin bütün olarak hukuki incelemeye tabi tutulması gerekir.