Yönetim ve liderlik alanında kurulan üniversite merkezleri; araştırma yapmanın yanında eğitim programları düzenler, kurumlara yönelik değerlendirme çalışmaları yürütür ve danışmanlık faaliyetlerinde bulunur. Merkez yönetmeliği bu faaliyetlerin çerçevesini çizer. Bu rehber, faaliyetlerin uygulamaya döküldüğü anda ortaya çıkan pratik konulara odaklanmaktadır.
Merkezin Kuruluş Mantığı
Merkez, üniversitedeki akademik birikimi dışarıya açan bir arayüz işlevi görür. Bu nedenle çalışmalarının bir bölümü akademik, bir bölümü ise doğrudan üçüncü kişilerle ilişki kuran hizmet niteliğindedir. Bu ikili yapı, aynı merkezin bazı işlemlerinin idari nitelikte, bazılarının ise sözleşmesel nitelikte olması sonucunu doğurur; uyuşmazlık halinde ilk yapılacak ayrım budur.
Danışmanlık Hizmetlerinde Sınırın Çizilmesi
- Verilecek hizmetin kapsamı, süresi ve çıktısı yazılı olarak tanımlanmalıdır.
- Danışmanlığın tavsiye niteliğinde olduğu ve karar sorumluluğunun kurumda kaldığı belirtilmelidir.
- Kuruma ait bilgilerin gizliliği ve saklama süresi düzenlenmelidir.
- Raporun üçüncü kişilerle paylaşılabilirliği açıkça kararlaştırılmalıdır.
- Ek talepler halinde uygulanacak ücretlendirme önceden belirlenmelidir.
Katılımcıyla Kurulan İlişkinin Niteliği
Ücretli eğitim ve sertifika programlarında katılımcı ile merkez arasında karşılıklı yükümlülük doğar. Programın içeriği, eğitmen kadrosu, ders saati ve verilecek belgenin niteliği duyuruda ne şekilde açıklandıysa, uygulamanın da buna uygun olması beklenir. Duyuru ile uygulamanın örtüşmemesi, iade ve tazmin taleplerinin en sık nedenidir. Program takviminde değişiklik yapılacaksa, katılımcıya makul süre önce ve yazılı olarak bildirilmesi gerekir.
Katılımcı Kayıtları ve Kişisel Veriler
Başvuru formları, değerlendirme sonuçları ve program içi ölçüm verileri kişisel veri niteliği taşır. Bu verilerin hangi amaçla toplandığı, ne kadar süreyle saklanacağı ve kimlerle paylaşılacağı önceden bildirilmelidir. Kurumsal eğitimlerde çalışan performansına ilişkin verilerin işverenle paylaşılacak olması halinde, bunun kapsamının başlangıçta açıklanması özellikle önem taşır.
Yönetim Organları ve Karar Düzeni
- Program açılışı ve ücret belirlenmesi yetkili organ kararına bağlanmalıdır.
- Kararlar tarih ve gündem bilgisiyle tutanağa geçirilmelidir.
- Dış kurumlarla yapılan sözleşmeler imza yetkisi kontrol edilerek imzalanmalıdır.
- Gelir ve gider akışı, üniversitenin mali düzenine uygun biçimde yürütülmelidir.
Yukarıdaki bilgiler genel niteliktedir. Eğitim ve danışmanlık ilişkilerinde sorumluluk büyük ölçüde yazılı metne bağlı olduğundan, program duyurusu ve sözleşme örneklerinizin önceden hukuki incelemeden geçirilmesi tavsiye edilir.