Üniversitelerin kadın ve aile sorunlarına ilişkin uygulama ve araştırma merkezleri, akademik çalışmanın yanında danışma ve yönlendirme işlevi de üstlenir. Hitit Üniversitesi bünyesindeki merkeze ilişkin yönetmelik bu faaliyetin çerçevesini belirler. Danışan temasının bulunduğu her yapıda olduğu gibi burada da hukuki hassasiyet, gizliliğin korunması ile bildirim yükümlülüğü arasındaki dengeden doğar.
Merkez bir hukuki temsil makamı değildir
Merkezler bilgilendirme ve yönlendirme yapar; dava takibi ya da hukuki temsil işlevi görmez. Bu ayrımın başvurana açıkça anlatılması, hem yanlış beklentiyi hem de sonradan doğabilecek sorumluluk tartışmasını önler. Başvuru formunda merkezin işlevinin sınırının yazılı olarak belirtilmesi yerinde bir uygulamadır.
Kayıt tutarken gözetilecek ilkeler
- Yalnızca yönlendirme için gerekli olan bilgi kaydedilmeli, ayrıntılı anlatım gereksiz yere yazıya dökülmemelidir.
- Kayıtlara erişim, görevi gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlandırılmalıdır.
- Şiddet, sağlık ve aile ilişkilerine dair veriler 6698 sayılı Kanun bakımından yüksek koruma gerektiren bilgilerdir.
- Akademik yayınlarda kullanılacak verilerin kimliği belirlenemez hâle getirilmesi zorunludur.
Yönlendirmenin doğru adrese yapılması
Başvuranın anlattığı durum acil koruma ihtiyacı gösteriyorsa, koruyucu ve önleyici tedbirler bakımından 6284 sayılı Ailenin Korunması ve Kadına Karşı Şiddetin Önlenmesine Dair Kanun çerçevesinde yetkili mercilere yönlendirme yapılır. Burada en sık yapılan hata, sürecin tamamının merkez içinde çözülmeye çalışılması ve zaman kaybedilmesidir. Yönlendirmenin yapıldığı tarih ve muhatabın kaydedilmesi, hem başvuran hem de merkez açısından koruyucudur.
Gizlilik ile bildirim yükümlülüğünün kesiştiği nokta
Gizlilik mutlak değildir. Özellikle çocuğun korunmaya ihtiyaç duyduğu ya da yakın bir tehlikenin bulunduğu durumlarda mevzuattan doğan bildirim yükümlülükleri devreye girer. Merkez çalışanlarının bu sınırı önceden bilmesi ve başvurana da bu sınırın anlatılması gerekir; aksi hâlde başvuran, aktardığı her bilginin koşulsuz gizli kalacağı yanılgısına düşer.
Merkez yönetimi için kontrol başlıkları
- Görüşme kayıtlarının fiziksel ve elektronik saklama koşullarının belirlenmesi.
- Çalışanlar için yazılı bir gizlilik taahhüdü alınması.
- Yönlendirme yapılacak kurumların güncel bir listesinin tutulması.
- Bildirim yükümlülüğünün doğduğu hâllere ilişkin iç bir usul metni hazırlanması.
Buradaki açıklamalar genel niteliktedir ve somut bir başvuruya doğrudan uygulanamaz. Koruma tedbirleri ve bildirim yükümlülüğü içeren durumlarda gecikmenin telafisi güç sonuçlar doğurabileceği için, alanında yetkin bir hukukçuyla eşzamanlı çalışılması önerilir.