Bağımsız denetim standartlarından biri olan ve iç kontrol eksikliklerinin üst yönetimden sorumlu olanlara ve yönetime bildirilmesini düzenleyen tebliğ, denetçinin denetim sırasında fark ettiği kontrol zayıflıklarını kime, ne zaman ve hangi biçimde ileteceğini belirler. Standardın hukuki önemi, bildirimin yapılmamış olmasının sonradan denetçi sorumluluğu tartışmasının merkezine yerleşmesinden kaynaklanır.
Eksiklik, Önemli Eksiklik ve Bildirim Eşiği
Her kontrol zayıflığı bildirime konu olmaz. Standart, eksiklikler arasında derecelendirme yapar ve belirli bir ağırlığa ulaşanların yazılı olarak üst yönetimden sorumlu olanlara iletilmesini öngörür. Değerlendirmede dikkate alınan unsurlar; eksikliğin yol açabileceği yanlışlığın büyüklüğü, tekrarlanma olasılığı ve telafi edici bir kontrolün bulunup bulunmamasıdır. Denetçinin bu değerlendirmeyi çalışma kâğıtlarında gerekçelendirmesi, sonradan yöneltilecek eleştirilere karşı en güçlü dayanağıdır.
Bildirim Kime Yapılır
Muhatabın doğru belirlenmesi, standardın en çok atlanan yönüdür. Uygulamada karşılaşılan durumlar:
- Denetim komitesi bulunan şirketlerde bildirimin komiteye yapılması
- Komite yoksa yönetim kuruluna doğrudan iletilmesi
- Eksikliğin kaynağı yönetimin kendisiyse, bildirimin yönetim kademesiyle sınırlı bırakılmaması
Son ihtimal özellikle kritiktir; sorunlu kişiye yapılan bildirim, bildirim yapılmamış gibi bir sonuç doğurabilir.
Bildirimin Zamanı ve Biçimi
Bildirimin, ilgili tarafların gereken önlemi alabilmesine imkân verecek şekilde zamanında yapılması esastır. Denetim raporu tamamlandıktan sonra iletilen bir eksiklik bildirimi, biçimsel olarak yerine getirilmiş sayılsa da amacına ulaşmaz. Yazılı bildirimde eksikliğin tanımı, olası etkileri ve bunun bir denetim görüşü olmadığına dair açıklama birlikte yer almalıdır.
Şirket Tarafında Ne Yapılmalı
Bildirimi alan şirket açısından yapılacak ilk iş, belgeyi yönetim kurulu gündemine almak ve alınan aksiyonu karar defterine işlemektir. Bildirimin sessizce dosyalanması, ileride ortaya çıkacak bir zarar hâlinde yöneticilerin özen yükümlülüğü tartışmasında aleyhe delil oluşturur. Buna karşılık zamanında alınmış somut bir düzeltici aksiyon kararı, sorumluluğun değerlendirilmesinde önemli bir savunma unsurudur.
Kayıtların Saklanması
Hem denetçi hem şirket bakımından belirleyici olan, bildirimin yapıldığı tarihin ve muhatabının ispatlanabilir olmasıdır. İmzalı teslim tutanağı ya da kurumsal e-posta kaydı, bu ispatın en basit yoludur.
Bu değerlendirme genel çerçeve sunmaktadır; denetim dosyanıza veya şirketinizin aldığı bir eksiklik bildirimine ilişkin somut sorunlarda, belgeler görülerek ayrı bir hukuki inceleme yapılması gerekir.