19810 sayılı Mali Suçları Araştırma Kurulu Genel Tebliği (Sıra No: 12), aklama ve terörün finansmanıyla mücadele çerçevesinde yükümlülerin uygulamada karşılaştığı hususlara açıklık getirir. Bu alanda risk, çoğu zaman kötü niyetten değil; kurum içi süreçlerin yazılı hâle getirilmemesinden ve kayıt disiplinindeki boşluklardan doğar.
Yükümlü olmak ne anlama gelir?
Yükümlülük, yalnızca bankaları değil; finansal kuruluşları, belirli meslek gruplarını ve mevzuatta sayılan diğer aktörleri kapsar. Yükümlü sıfatı kazanıldığı anda müşteriyi tanıma, kayıtları saklama, şüpheli işlemi bildirme ve bilgi-belge verme başlıkları birlikte devreye girer. Bu başlıkların herhangi birindeki eksiklik, işlem gerçekte hukuka uygun olsa bile idari yaptırım doğurabilir.
Müşterini tanı sürecinin zayıf halkaları
- Gerçek faydalanıcının tespit edilmemesi ya da yalnızca kâğıt üzerindeki ortaklık yapısına bakılması
- Kimlik tespiti sırasında alınan belgelerin okunaklı biçimde saklanmaması
- Sürekli iş ilişkisinde risk profilinin başlangıçta belirlenip hiç güncellenmemesi
- Karmaşık ya da olağan dışı işlemlerde işlemin amacına ilişkin sorgulamanın kayda geçirilmemesi
Şüpheli işlem bildirimi: eşik değil, şüphe
Şüpheli işlem bildirimi, belirli bir tutarın aşılmasına değil, işlemin veya işlemi yapanın şüphe uyandırmasına bağlıdır. Bildirimin yapılmış olması, müşterinin suçlandığı anlamına gelmez; aynı şekilde bildirim yapılmaması da işlemin temiz olduğunu göstermez. Bildirim yükümlülüğüne ilişkin gizlilik kuralı gereği, bildirimin varlığı ilgilisine veya üçüncü kişilere açıklanamaz; bu kurala aykırılık ayrı bir sorumluluk doğurur.
Kurum içi yapının kurulması
Uyum programı yürütmekle yükümlü kuruluşlarda; uyum görevlisinin atanması, risk yönetimi ve izleme-kontrol faaliyetlerinin tanımlanması, personel eğitimi ve iç denetim halkalarının işletilmesi beklenir. Bir denetimde en çok sorgulanan nokta, yazılı politikanın varlığı değil, o politikanın günlük işlemlerde fiilen uygulandığını gösteren kayıtların bulunup bulunmadığıdır.
Yaptırımla karşılaşıldığında
- İdari para cezası kararının hangi yükümlülüğe dayandığını maddeleyerek ayırın.
- İlgili döneme ait işlem kayıtlarını, eğitim ve iç kontrol belgelerini toplayın.
- Tebliğ tarihini ve itiraz mercii ile süresini ilk günde belirleyin.
- Tespit edilen eksikliği kapatan düzeltici işlemleri belgeleyerek dosyaya ekleyin.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; kuruluşunuzun yükümlü grubu ve karşılaştığı somut tespit bakımından güncel mevzuat ile kayıtlarınızın birlikte incelenmesi gerekir.