Kamu idarelerinde stratejik planlama, bütçe hazırlığı, iç kontrol sisteminin kurulması ve ön mali kontrol görevleri strateji geliştirme birimlerine verilmiştir. İlgili yönetmelik bu birimlerin görevlerini ve çalışma esaslarını belirler. Hukuki açıdan kritik olan nokta, birimin ürettiği uygun görüş veya uygun görüş verilmemesi yazılarının sorumluluk dağılımını nasıl etkilediğidir.
Ön Mali Kontrolün Bağlayıcılığı Meselesi
Ön mali kontrol, harcama sürecinde bir ön inceleme aşamasıdır. Uygun görüş verilmemiş olması, harcama yetkilisinin işlemi gerçekleştirmesini kural olarak mutlak biçimde engellemez; ancak bu durumda sorumluluk tamamen harcama yetkilisine kayar ve işlemin gerekçesinin yazılı olarak ortaya konulması gerekir. Bu mekanizmayı doğru işletmemek, sonraki denetimde en sık karşılaşılan sorumluluk kaynağıdır. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun kurduğu görevliler ayrımı burada belirleyicidir.
Birimin Başlıca Görev Alanları
- Stratejik plan ve performans programının hazırlık koordinasyonu
- Bütçe hazırlığı, uygulaması ve kesin hesap işlemleri
- İç kontrol standartlarına uyum eylem planının izlenmesi
- Ön mali kontrole tabi işlemlerin incelenmesi
- Faaliyet raporunun hazırlanması ve konsolidasyonu
Uygun Görüş Yazısının İçeriği Nasıl Olmalı?
Uygulamada en zayıf halka, gerekçesiz yazılan kontrol yazılarıdır. Bir işlemin hangi mevzuat hükmüne, hangi belgeye ve hangi tutar üzerinden değerlendirildiği yazıda açıkça gösterilmelidir. Aksi halde birim, denetim aşamasında hem incelemeyi yapmış hem de savunacak dayanaktan yoksun kalmış olur. Ayrıca uygun görüş verilmeyen işlemlerde tespit edilen aykırılıkların madde madde sayılması, sonraki sorumluluk tartışmasında birimi koruyan temel belgedir.
Denetim ve Sorumluluk Aşamasında Yol Haritası
- Kontrole tabi işlem listesini ve limitleri gösteren iç düzenlemeyi güncel tutun.
- Her kontrol yazısını, incelenen belgelerin listesiyle birlikte arşivleyin.
- Görüş farklılıklarını sözlü bırakmayın; yazılı görüş ayrılığı sorumluluğu ayrıştırır.
- Sorgu yazısına cevap verirken, işlemin hangi aşamasında hangi görevlinin karar aldığını kronolojik olarak gösterin.
Bu rehber genel işleyişi anlatır. Adınıza yöneltilen bir sorumluluk iddiasında, görev tanımınız ve o işlemdeki fiili rolünüz belirleyici olacağından dosyanızın ayrıca incelenmesi gerekir.