Üniversite bünyesinde kurulan rehberlik ve psikolojik danışma merkezleri, yönetmelikle belirlenen amaç, organ ve faaliyet çerçevesinde çalışır. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi'ne ilişkin bu düzenleme özelinde rehber, merkezin akademik yapısından çok, sunulan hizmetin hukuki sonuçlarına odaklanmaktadır.
Merkezin Kuruluş Dayanağı ve Organları
Bu tür merkezler 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu çerçevesinde kurulur ve yönetmelik, merkez müdürü, yönetim kurulu ile danışma kurulu gibi organların görev alanını belirler. Organların yetki sınırı önemlidir: yönetmelikte sayılmayan bir yetkinin kullanılması, alınan kararın hukuki dayanağını zayıflatır.
Danışan Verisi: Sağlık Verisi Rejimi
Psikolojik danışmanlık kapsamında toplanan bilgiler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından özel nitelikli kişisel veri sayılan sağlık verisi kategorisine girebilir. Bu, sıradan bir öğrenci kaydından çok daha ağır bir koruma rejimi anlamına gelir:
- İşlemenin hukuki sebebi açıkça belirlenmeli ve aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.
- Veriye erişim, hizmeti yürüten personelle sınırlandırılmalı; yetki matrisi tanımlanmalıdır.
- Kayıtlar için saklama süresi belirlenmeli, süre sonunda imha politikası uygulanmalıdır.
- Görüşme notlarının fiziksel ve dijital güvenliği ayrı ayrı sağlanmalıdır.
Sır Saklama Yükümlülüğü ve İstisnaları
Danışmanlık ilişkisinin temeli gizliliktir. Bununla birlikte gizlilik mutlak değildir; kişinin kendisine veya başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike bulunması ya da suçun bildirilmesine ilişkin yasal yükümlülüklerin devreye girmesi hallerinde durum değişir. 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, mesleği gereği öğrenilen sırların açıklanmasını yaptırıma bağladığı gibi, belirli hallerde bildirim yükümlülüğü de öngörür. Personelin bu ikili çerçeveyi bilmemesi, hem kurumu hem kişiyi riske sokar.
Şikâyet ve Sorumluluk Hattı
Hizmetten kaynaklanan bir uyuşmazlıkta üç ayrı hat işleyebilir: kurum içi disiplin süreci, veri ihlali halinde kişisel verileri koruma mevzuatı kapsamındaki idari yaptırım süreci ve zarar iddiasına dayanan tazminat talebi. Kamu üniversitesi bakımından tazminat talebi kural olarak idareye karşı, hizmet kusuru esasına göre yürütülür.
Merkez Yönetimi İçin Kontrol Listesi
- Danışan bilgilendirme ve rıza metinlerini güncel mevzuata göre gözden geçirin.
- Görüşme kayıtlarına kimlerin eriştiğini gösteren log tutun.
- Personel için gizlilik ve bildirim yükümlülüğü konusunda düzenli eğitim planlayın.
- Üçüncü kişilerle yürütülen projelerde veri paylaşımını yazılı protokole bağlayın.
Yukarıdaki başlıklar genel bilgi vermek üzere hazırlanmıştır; merkezin iş akışı, kayıt sistemi ve somut olayın koşulları değerlendirilmeden nihai sonuç çıkarılmamalı, gerektiğinde hukuki danışmanlık alınmalıdır.