Üniversitelerin rehberlik ve psikolojik danışmanlık merkezleri, öğrencilere danışmanlık hizmeti sunar. Bu hizmetin özü güvendir; öğrencinin paylaştığı bilgilerin merkezin dışına çıkmayacağına dair beklenti, danışmanlığın işlevini belirler. Merkezin kuruluş yönetmeliği organları ve faaliyet alanlarını düzenlerken, uygulamadaki en kritik konu gizliliğin sınırlarının nerede bittiğidir.
Danışan Kaydı Özel Nitelikli Veridir
Psikolojik danışmanlık sürecinde tutulan görüşme notları, ruh sağlığına ilişkin bilgi içerdiğinden 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında özel nitelikli kişisel veri kabul edilir. Bu tür verilerin işlenmesi daha sıkı koşullara bağlıdır: açık rıza ya da kanunda öngörülen özel bir hukuki sebep aranır, ayrıca ek güvenlik tedbirleri gerekir. Notların ortak bir sunucuda erişim sınırı olmaksızın tutulması, tek başına ciddi bir risk yaratır.
Gizlilik Mutlak mı?
Hayır. Danışanın kendisine veya başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike bulunması gibi hâllerde bildirim yükümlülüğü doğabilir. Ayrıca bir suçun öğrenilmesi durumunda genel bildirim yükümlülükleri gündeme gelebilir. Uygulamada doğru yöntem, bu istisnaların danışana görüşme başlamadan önce açıkça anlatılmasıdır; sonradan yapılan açıklama güven ilişkisini onarmaz.
Kurum İçi Paylaşım Talepleri
- Akademik birimlerden gelen "öğrencinin durumu" sorularına kural olarak içerik paylaşılmaz
- Disiplin soruşturmasında görüşme notu istenmesi ayrı bir hukuki değerlendirme gerektirir
- Aile bireylerinin talepleri, öğrenci ergin ise onun rızası olmadan karşılanamaz
- Toplu istatistik paylaşımı, kişiyi belirlenebilir kılmayacak biçimde yapılmalıdır
Merkezin Kurumsal Riskini Azaltan Uygulamalar
- Danışan bilgilendirme ve rıza formunun standartlaştırılması
- Kayıtlara erişimin yalnızca ilgili danışmanla sınırlanması
- Saklama süresi ve imha politikasının yazılı belirlenmesi
- Personelin gizlilik yükümlülüğü konusunda düzenli bilgilendirilmesi
- Yönlendirme yapılan dış kurumlarla veri paylaşımının sözleşmeye bağlanması
İhlal Durumunda Ne Olur?
Gizliliğin ihlali, veri koruma mevzuatı bakımından idari yaptırıma; kişilik haklarının zedelenmesi bakımından tazminat talebine; koşulları oluşursa ceza sorumluluğuna kadar uzanan sonuçlar doğurabilir. Bu üç yol birbirinin alternatifi değil, birlikte işleyebilen süreçlerdir.
Bu açıklamalar genel bilgi vermek içindir. Kişisel verilerinin izinsiz paylaşıldığını düşünen danışanların veya böyle bir iddiayla karşılaşan kurumların, olayın ayrıntılarıyla birlikte hukuki destek alması yerinde olur.