6698 sayılı Kanun, kişisel verisi işlenen kişiye bir dizi hak tanır. Ancak bu haklar doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na gidilerek değil, önce veri sorumlusuna başvurularak kullanılır. Veri sorumlusuna başvuru usul ve esasları hakkındaki Tebliğ, bu ilk aşamanın nasıl işleyeceğini düzenler. Sıranın atlanması, şikâyetin esasa girilmeden reddedilmesine yol açan en yaygın hatadır.
Başvurunun Şekli
Başvuru yazılı olmalıdır. Tebliğ, başvurunun yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da veri sorumlusuna daha önce bildirilmiş ve sistemde kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden yapılabileceğini öngörür. Rastgele bir iletişim formundan gönderilen mesaj ya da telefonla yapılan talep, usulüne uygun başvuru sayılmayabilir. Başvuruda ad-soyad, imza, TC kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adres ve talep konusu açıkça yer almalıdır.
Cevap Süresi ve Sessizliğin Sonucu
Veri sorumlusu, talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Bu süre içinde cevap verilmemesi ya da cevabın yetersiz bulunması hâlinde, ilgili kişi Kurul'a şikâyet yoluna gidebilir. Şikâyet için de süre işler; cevabı öğrenme tarihinden itibaren belirli bir süre ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren daha uzun bir üst süre söz konusudur. Bu nedenle başvuru tarihinin belgelenmesi kritiktir.
Başvuruda Sık Yapılan Hatalar
- Talebin somutlaştırılmaması: “verilerimi silin” yerine hangi veri, hangi kanal ve hangi işleme faaliyeti olduğunun belirtilmesi gerekir.
- Yanlış muhatap: veri sorumlusu ile veri işleyenin karıştırılması; başvurunun grup şirketinin farklı bir tüzel kişisine yapılması.
- Kimlik teyidinin sağlanamaması nedeniyle başvurunun işleme alınmaması.
- Doğrudan Kurul'a şikâyet edilerek ön başvuru şartının atlanması.
Talep Türüne Göre İçerik
- Bilgi talebi: Verinin işlenip işlenmediği, işlenmişse buna ilişkin bilgi istenmesi.
- Amaç sorgusu: İşleme amacının ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığının sorulması.
- Aktarım bilgisi: Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı üçüncü kişilerin öğrenilmesi.
- Düzeltme ve silme: Eksik/yanlış işlenen verinin düzeltilmesi, şartları oluşmuşsa silinmesi veya yok edilmesi ile bu işlemin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesinin istenmesi.
- Zarar talebi: Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğranılan zararın giderilmesinin talep edilmesi.
Delil Dosyasının Kurulması
Başvuru ve şikâyet sürecinde ispat, ilgili kişinin elindeki kayıtlarla güçlenir. Gönderim kanalına ait teslim/okundu kayıtları, KEP delili, başvuru metninin imzalı nüshası ve varsa veri sorumlusunun cevabı bir arada saklanmalıdır. Cevap gelmediği iddiasında bulunulacaksa, otuz günlük sürenin dolduğunu gösteren gönderim tarihi belgesi tek başına belirleyici olur.
Bu metin genel bilgilendirme niteliğindedir. Kişisel veri uyuşmazlıklarında talebin doğru formüle edilmesi sonucu doğrudan etkilediğinden, başvuru metninin gönderilmeden önce hukuki açıdan gözden geçirilmesinde fayda vardır.