Mezunlarla iletişim ve kariyer merkezleri, üniversitelerin mezun kayıtlarını tutan, iş ve staj yönlendirmesi yapan, anket ve istihdam takibi yürüten birimlerdir. Bu merkezlerin yönetmelikleri idari işleyişi düzenler; ancak faaliyetin ağırlık merkezi kişisel veri işleme olduğu için hukuki risk de büyük ölçüde bu alanda yoğunlaşır. Rehber, bu ikili boyutu birlikte ele alır.
Kuruluş Dayanağı ve Yönetmeliğin Yeri
Uygulama ve araştırma merkezleri 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu çerçevesinde kurulur. Yönetmelik, merkezin amacını, faaliyet alanını ve organlarını belirler. Merkez, yönetmelikte sayılmayan bir faaliyeti yürütemez; mezun verisinin ticari amaçlı paylaşımı gibi bir işlem, yönetmelikte açık dayanağı yoksa yetki yönünden sakat bir işlem hâline gelir.
Mezun Verisi ve KVKK Boyutu
Mezun ad-soyad, iletişim bilgisi, mezuniyet yılı, çalıştığı kurum gibi veriler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında kişisel veridir. Bu kapsamda merkezin dikkat etmesi gereken başlıklar:
- İşleme faaliyeti için hangi hukuki sebebe dayanıldığının önceden belirlenmesi
- Mezunlara aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi
- Verinin toplanma amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü tutulması
- İşveren firmalarla paylaşımda aktarım şartlarının ayrıca değerlendirilmesi
- Saklama süresi dolan kayıtların silinmesi veya anonim hâle getirilmesi
Mezunlara toplu elektronik ileti gönderiliyorsa, ticari nitelik taşıyan iletiler bakımından ayrıca ticari elektronik ileti mevzuatının onay rejimi gündeme gelir.
Kariyer Yönlendirmesinde Sorumluluk Sınırı
Merkezin firmalara mezun yönlendirmesi yapması, merkezi iş ilişkisinin tarafı hâline getirmez. Buna karşılık merkez, yanlış veya doğrulanmamış bilgiyle yönlendirme yaparsa idarenin hizmet kusuru tartışması doğabilir. Bu nedenle firma kayıtlarının ve ilan içeriklerinin kaynağının belgelenmesi pratik bir koruma sağlar.
Merkez Kararlarına İtiraz
Merkezin kişiye yönelik işlemleri (kayıt talebinin reddi, verinin silinmemesi gibi) idari işlem niteliğindedir. İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurabilir; sonuç alınamazsa KVKK yolunun ardından, idari işlemler bakımından 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu uyarınca idari yargıya gidilebilir. Başvurunun hangi kanala yapılacağının baştan doğru seçilmesi, süre kaybını önler.
Kontrol Listesi
- Mezun veri tabanı için envanter ve saklama süresi tablosu oluşturun.
- Aydınlatma metnini kayıt anında sunun, kaydını tutun.
- Firma paylaşımlarında yazılı protokol ve gizlilik taahhüdü arayın.
- Yönetmelikteki faaliyet alanı dışına çıkan taleplere yazılı gerekçeyle yanıt verin.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel bilgi amacı taşır. Somut bir veri işleme uygulamasının hukuka uygunluğu, kurumun kendi süreç belgeleri incelenerek ayrıca değerlendirilmelidir.