Vakıf üniversitelerinin alım süreçlerinde isteklinin en çok kaybettiği yer, itiraz aşaması değil teklif hazırlık aşamasıdır. İstanbul Gelişim Üniversitesi İhale Yönetmeliği gibi kurum içi düzenlemeler, ihale usullerini ve komisyon işleyişini belirlerken; teklifin geçerliliği çoğunlukla isteklinin sunduğu belgelerin biçimsel ve içeriksel yeterliliğine bağlanır. Sonradan ileri sürülen haklı itirazlar bile, teklif dosyasındaki eksik belge nedeniyle sonuçsuz kalabilir.
Teklif Dosyasında Sık Görülen Eksiklikler
- İmza sirküleri ile teklifi imzalayan kişinin yetkisinin örtüşmemesi
- Birim fiyat teklif cetvelindeki toplamın rakam ve yazı olarak farklı yazılması
- İş deneyimini gösteren belgenin, istenen iş kalemiyle ilgisinin kurulamaması
- Yabancı dildeki belgelerin usulüne uygun çevirisinin bulunmaması
- Geçici teminatın süresinin, teklif geçerlilik süresinden kısa olması
Bu kalemlerin çoğu, ihale komisyonunca tamamlatılması mümkün olmayan esasa ilişkin eksiklik sayılır. Bilgi eksikliği ile belge eksikliği arasındaki sınır, itirazın kaderini belirler.
Aşırı Düşük Teklif Açıklamasını Belgelendirmek
Teklifi diğerlerine göre belirgin biçimde düşük görülen istekliden açıklama istenmesi olağandır. Bu açıklamanın soyut anlatımla değil; proforma fatura, üretici fiyat listesi, maliyet analizi ve varsa toplu alım sözleşmesi gibi belgelerle desteklenmesi gerekir. Yalnızca "kendi imalatımız olduğu için maliyet düşüktür" biçimindeki beyanlar, dayanağı gösterilmediğinde kabul edilmez. Açıklama süresi kısa tutulduğundan, maliyet belgelerinin teklif öncesinde hazır edilmesi pratik bir zorunluluktur.
Yazışmaların Kaydı: İtirazın Omurgası
İhale sürecinde idareyle yapılan her yazışma, sonradan açılacak uyuşmazlıkta delil işlevi görür. Zeyilname taleplerinin, açıklama isteklerinin ve bunlara verilen cevapların tarih ve kayıt numarasıyla saklanması gerekir. Sözlü olarak alındığı ileri sürülen bilgilerin ispatı mümkün olmadığından, telefonla iletilen her bilginin yazılı teyidi istenmelidir. 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu'ndaki genel ispat kuralları uyarınca, iddiasını ispat yükü onu ileri sürene aittir.
Sözleşme Aşamasına Geçiş Riskleri
İhale üzerinde bırakılan isteklinin süresi içinde sözleşme imzalamaması, teminatın gelir kaydedilmesi ve yasaklama benzeri sonuçlar doğurabilir. Buna karşılık idarenin, ihale kararını sözleşmeden önce iptal etme yetkisi bulunduğu hâllerde isteklinin talep edebileceği zarar kalemleri sınırlıdır. Bu nedenle sözleşme öncesinde yapılan hazırlık harcamalarının, geri alınabilirliği düşünülerek planlanması gerekir.
Teklif Öncesi Son Kontrol
- Yeterlik kriterlerini şartnameden madde madde çıkarıp her birine karşılık gelen belgeyi işaretleyin.
- Teminat ve teklif geçerlilik sürelerini aynı takvimde karşılaştırın.
- Maliyet bileşenlerini destekleyen belgeleri teklif dosyasıyla birlikte arşivleyin.
- Dosyayı, ihaleye katılmayan bir kişiye şartname elinde kontrol ettirin.
Yukarıdaki başlıklar genel uygulamayı özetler; her ihalenin şartnamesi kendi özel kurallarını içerdiğinden, teklif verilmeden önce dosyanın şartname metniyle birlikte değerlendirilmesi tavsiye edilir.