Vakıf meslek yüksekokullarının satın alma süreçleri, kurumun kendi ihale yönetmeliği ile yürütülür. Bu metin hem idarenin hem isteklinin uyacağı kuralları belirlediğinden, ihaleye girmeden önce baştan sona okunması gereken bir belgedir. Aşağıda, teklif hazırlığından sözleşmenin sonuna kadar dikkat edilmesi gereken noktalar sıralanmıştır.
İlan ve Doküman Aşaması
İhale sürecinin ilk kırılma noktası dokümanın doğru okunmasıdır. Şartnamede yer alan bir hükme itirazı olan istekli, bunu teklif verdikten sonra değil, dokümanda öngörülen aşamada dile getirmelidir. Teklif vermek, kural olarak şartname hükümlerinin kabul edildiği anlamına gelir; sonradan "bu madde ağırdı" savunması genellikle sonuç doğurmaz.
Teklif Dosyasında Sık Yapılan Hatalar
- Yetkisiz kişi tarafından imzalanmış teklif mektubu
- İmza sirküleri ile teklifi imzalayanın uyuşmaması
- Teminat mektubunun süresinin, istenen teklif geçerlilik süresini karşılamaması
- Birim fiyat cetvelinde aritmetik hata bulunması
- Aslı istenen belgenin fotokopi olarak sunulması
Bu hataların ortak özelliği, esasa değil şekle ilişkin olmalarıdır; ancak sonucu çoğu zaman değerlendirme dışı bırakılmaktır.
Sözleşmenin Kurulmasından Sonra
İhale kararının bildirilmesi ile sözleşmenin imzalanması arasındaki aşama, tarafların yükümlülüklerinin netleştiği kritik dönemdir. Sözleşme imzalandıktan sonra ilişki, niteliğine göre özel hukuk hükümlerine tabidir. Teslimde gecikme, ayıplı ifa veya sözleşmenin feshi gibi durumlarda 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun borca aykırılık ve temerrüt hükümleri uygulanır. Ticari nitelikteki alımlarda ayrıca 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun ihbar sürelerine ilişkin düzenlemeleri gündeme gelir.
Ayıp İhbarı ve Kaçırılan Süre
Teslim alınan mal veya hizmetteki ayıbın süresinde ve usulüne uygun bildirilmemesi, ayıptan doğan hakların kaybına yol açabilir. Muayene ve kabul tutanaklarının çekincesiz imzalanması da sonradan ileri sürülecek iddiaları zayıflatır. Bu nedenle tespit edilen eksikliklerin tutanağa o anda yazdırılması, en etkili koruma yöntemidir.
Uyuşmazlıkta Dosya Düzeni
Bir alacak veya tazminat talebi doğduğunda, ispat yükü kural olarak talep edeni bağlar. Bu nedenle ihale ilanından son ödemeye kadar tüm yazışmaların, teslim belgelerinin ve tutanakların tarih sırasına göre saklanması gerekir. Yargılama 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu usulüne göre yürüdüğünden, delillerin dava dilekçesiyle birlikte sunulmasına ilişkin düzene uyulması önemlidir.
Bu değerlendirmeler genel çerçeve sunar. Yüksek tutarlı veya uzun süreli alımlarda, sözleşme metninin imzadan önce hukuki incelemeden geçirilmesi ileride doğacak tartışmaları önemli ölçüde azaltır.