Sosyal inovasyon merkezleri, üniversite ile sivil toplum kuruluşları, yerel yönetimler ve sosyal girişimler arasında köprü kuran birimlerdir. Faaliyetleri çoğunlukla proje temelli olduğundan, hukuki sorunlar da yönetmeliğin kendisinden çok, yönetmeliğe dayanılarak imzalanan protokollerde ortaya çıkar. Bu rehber, o protokollerin hangi başlıklarda risk taşıdığını inceler.
Merkezin Ortaklık Kurma Yetkisi
Yönetmelikte merkezin faaliyet alanları ve yönetim organlarının görevleri sayılır. Bir iş birliği protokolünün geçerliliği bakımından ilk soru, protokolü imzalayan makamın bunu yapmaya yetkili olup olmadığıdır. Merkez müdürünün tek başına bağlayıcı bir taahhüt altına giremeyeceği hâllerde, yönetim kurulu kararı ve gerektiğinde rektörlük onayı aranır. Yetkisiz imzalanan protokoller, sonradan yükümlülüklerin tartışılmasına yol açar.
Proje Protokollerinde Risk Taşıyan Maddeler
- Bütçe ve harcama: Kamu kaynağı kullanılıyorsa harcamanın usulü ve belgelendirilmesi ayrı bir denetime tabidir.
- Çıktı üzerindeki haklar: Rapor, yöntem, yazılım veya marka niteliğindeki çıktıların kime ait olacağı yazılı olmalıdır.
- Saha verisi: Dezavantajlı gruplarla yürütülen projelerde toplanan veri, özel nitelikli kişisel veri kategorisine girebilir.
- Gönüllü katılım: Öğrenci gönüllülerin statüsü, sigorta ve sorumluluk bakımından belirsiz bırakılmamalıdır.
- Fesih: Tarafların çekilmesi hâlinde yarım kalan çıktının akıbeti düzenlenmelidir.
Saha Çalışmasında Kişisel Veri Yönetimi
Sosyal projelerde sağlık durumu, etnik köken, dernek üyeliği gibi bilgiler kolaylıkla kayıt altına alınabilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, bu kategoriyi özel nitelikli veri olarak ayrı bir korumaya tabi tutar. Uygulamada yapılması gerekenler; toplanan verinin projeyle sınırlandırılması, katılımcının anlaşılır biçimde aydınlatılması, mümkün olan hâllerde anonimleştirme ve proje sonunda saklama süresinin sonlandırılmasıdır. Fotoğraf ve video çekimi için ayrıca izin alınmalıdır.
Protokol Öncesi Kontrol Adımları
- Karşı tarafın tüzel kişiliğini ve imza yetkisini belgeyle doğrulayın.
- Projenin çıktısını ve teslim ölçütünü ölçülebilir biçimde tanımlayın.
- Fikri hak, veri sahipliği ve gizlilik maddelerini birbiriyle çelişmeyecek şekilde kurgulayın.
- Destek veren kurumun tip sözleşmesi varsa, protokolle çatışan hükümlerini önceden uyumlulaştırın.
- Tüm ek ve değişiklikleri yazılı ve tarihli olarak dosyalayın.
Uyuşmazlık Çıktığında
Anlaşmazlıkların büyük kısmı, tarafların projeden ne anladığının farklı olmasından doğar. Bu nedenle çözüm çoğu zaman protokol metnine ve yazışma trafiğine bakılarak bulunur. Proje boyunca alınan kararların toplantı tutanağına bağlanması, sonradan yapılacak her değerlendirmeyi kolaylaştırır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; imzalayacağınız protokolün somut hükümleri ve projenizin finansman yapısı incelenmeden bağlayıcı bir sonuç çıkarılmamalıdır.