Bazı kamu kuruluşları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun istisnaları düzenleyen maddesinin (g) bendi kapsamındaki mal ve hizmet alımlarını kendi çıkardıkları usul ve esaslara göre yapar. Kıyı Emniyeti Genel Müdürlüğü için çıkarılan yönetmelik de bu türdendir. İstisna kapsamındaki alımlarda isteklilerin en çok yanıldığı nokta, itiraz yollarının genel ihale rejimiyle aynı olduğu varsayımıdır.
İstisna Ne Anlama Gelir, Ne Anlama Gelmez?
İstisna, alımın hiçbir kurala tabi olmaması demek değildir; yalnızca Kamu İhale Kanunu'nun ayrıntılı usul hükümleri yerine, kurumun kendi yönetmeliğindeki usulün uygulanması demektir. Saydamlık, rekabet, eşit muamele ve güvenilirlik gibi temel ilkeler bu alımlarda da gözetilir. Dolayısıyla ilan yapılmaması veya teklif değerlendirmesinin dayanaksız yapılması, istisna gerekçesiyle savunulamaz.
Alımın Gerçekten İstisna Kapsamında Olup Olmadığı
- İstisna, kurumun ticari ve sınai faaliyeti ile doğrudan bağlantılı alımlar için öngörülür; her ihtiyaç bu kapsama girmez.
- Kapsam dışı bir alımın istisna usulüyle yapılması, sonradan işlemin hukuka aykırılığı tartışmasını doğurur.
- İdarenin, alımın istisna kapsamına girme gerekçesini kararında göstermesi, hem denetimi hem de olası itirazın karşılanmasını kolaylaştırır.
İstekli Açısından İtiraz Nasıl İşler?
Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihalelerde işleyen şikâyet ve itirazen şikâyet mekanizması, istisna kapsamındaki alımlar bakımından aynı şekilde uygulanmaz. Bu tür alımlarda genellikle önce idareye yazılı başvuru yapılır; idarenin cevabı üzerine ya da cevap verilmemesi hâlinde idari yargı yolu gündeme gelir. Hangi yolun açık olduğu, alımı yapan kurumun kendi yönetmeliğindeki başvuru hükümlerine göre belirlendiğinden, teklif vermeden önce bu hükümlerin okunması gerekir.
Teklif Aşamasında Belge Titizliği
İstisna alımlarında da yeterlik belgeleri, teklif geçerlik süresi ve geçici teminat gibi şartlar dokümanla belirlenir. Değerlendirme dışı bırakılma kararlarının önemli bölümü, teklif zarfındaki eksik veya süresi geçmiş belgeden kaynaklanır. Dokümanda yer alan her şart için bir kontrol satırı oluşturmak, bu tür kayıpları büyük ölçüde önler.
Sözleşme ve Uygulama Aşaması
- Sözleşme taslağındaki gecikme cezası ve fesih hükümlerini teklif öncesinde fiyatlamaya yansıtın.
- İş artışı ve fiyat farkı imkânının bulunup bulunmadığını dokümandan teyit edin.
- Muayene ve kabul sürecinin adımlarını, tutanakları kimin imzalayacağını netleştirin.
- İdareyle tüm yazışmayı kayıt altına alıp tarihli olarak saklayın.
Bu değerlendirme, istisna kapsamındaki alımlara genel bir bakış sunar. Belirli bir ihale dokümanı veya değerlendirme dışı bırakılma kararı söz konusu olduğunda, doküman ve karar metni birlikte incelenerek başvuru yolunun ve süresinin tespit edilmesi gerekir.