Selçuk Üniversitesi Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, hem akademik eğitim hem de doğrudan bireyle çalışma boyutu bulunan bir birimi düzenler. Bu ikili yapı, hukuki riskin de iki ayrı kaynaktan doğmasına neden olur: hizmetin verilme biçimi ve tutulan kayıtların korunması.
Hizmet Sınırının Yönetmelikte Netleşmesi
Merkezin faaliyet alanı maddesinin, verilen desteğin niteliğini açıkça tanımlaması gerekir. Eğitsel ve gelişimsel rehberlik ile klinik nitelikli müdahale farklı yeterlilikler gerektirir. Sağlık hizmeti niteliğine bürünen uygulamalar, sağlık mevzuatının yetki ve ruhsat kurallarına tabidir. Yönetmelikte sınırın belirsiz bırakılması, uygulamada yetki aşımı tartışmasına ve buna bağlı sorumluluğa zemin hazırlar.
Gizlilik Yükümlülüğünün Hukuki Temeli
- Danışan kayıtları, sağlık ve ruh sağlığına ilişkin bilgi içerdiğinde 6698 sayılı Kanun bakımından özel nitelikli kişisel veri sayılabilir.
- Görevi nedeniyle öğrenilen sırların açıklanması, koşulları oluştuğunda 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında suç oluşturabilir.
- Gizlilik mutlak değildir; kanunda öngörülen bildirim yükümlülüklerinin bulunduğu haller ayrıca değerlendirilmelidir.
- Üçüncü kişilere bilgi verilmesi kural olarak ilgilinin açık rızasına bağlıdır ve rızanın kapsamı yazılı olarak belirlenmelidir.
Öğrenci Uygulamaları ve Süpervizyon
Merkezlerde lisans veya lisansüstü öğrencilerinin uygulama yapması yaygındır. Bu durumda danışana, karşısındaki kişinin öğrenci olduğunun ve sürecin süpervizyon altında yürütüldüğünün bildirilmesi gerekir. Bilgilendirilmiş rıza alınmadan yürütülen uygulama, sonuç olumsuz olduğunda hem merkez hem süpervizör bakımından sorumluluk doğurur. Görüşme kayıtlarının eğitim amacıyla kullanılması ise ayrı ve açık bir rızayı gerektirir.
Kayıt Yönetiminde Pratik Kurallar
- Dosyaları fiziksel ve dijital olarak erişimi sınırlı ortamda tutun; ortak ağ klasörü uygun bir yöntem değildir.
- Kimin hangi dosyaya eriştiğini gösteren bir kayıt sistemi kurun.
- Saklama süresini önceden belirleyin ve süre dolduğunda imha tutanağı düzenleyin.
- Araştırma amacıyla kullanılacak verilerde kimliksizleştirme işlemini uygulayın ve bunu belgeleyin.
- Adli merciler tarafından bilgi talep edildiğinde, talebin dayanağını ve kapsamını inceleyerek yanıt verin.
Şikâyet ve İnceleme Süreci
Bir danışanın merkez hakkında şikâyeti, üniversite bünyesinde idari inceleme başlatılmasına yol açabilir. Bu süreçte merkezin kendisini savunabilmesi, tuttuğu kayıtların düzenli ve tarihli olmasına bağlıdır. Kayıt tutulmaması, gizliliği korumak adına yapılmış gibi görünse de fiilen ispat imkânını ortadan kaldırır. Doğru denge, asgari ama düzenli kayıt tutmak ve bu kayıtları güvenli biçimde saklamaktır.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Gizlilik, rıza ve bildirim yükümlülüğü konuları somut olayın özelliklerine göre farklı sonuçlar doğurabildiğinden, tereddüt halinde önceden hukuki görüş alınması önerilir.