Üniversite bünyesinde çocuklara yönelik eğitim, atölye ve araştırma faaliyeti yürüten merkezlerin kuruluş yönetmelikleri, faaliyet alanını ve organları belirler. İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Çocuk Akademisi Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği gibi düzenlemelerde asıl hassas konu, katılımcıların çocuk olması nedeniyle ortaya çıkan ek hukuki yükümlülüklerdir.
Katılım İçin Rızayı Kim Verir
Küçüklerin bir programa katılımında rıza, kural olarak velayet hakkını kullanan ana babadan alınır. Uygulamada sorun çıkaran noktalar şunlardır:
- Boşanmış ebeveynlerde velayetin kimde olduğunun belgeyle teyit edilmemesi
- Ortak velayet halinde tek ebeveynin imzasıyla yetinilmesi
- Ayırt etme gücüne sahip ergin olmayan katılımcının kendi görüşünün hiç alınmaması
Katılım formunda velinin kimlik ve yakınlık bilgisi ile birlikte, hangi faaliyete rıza verildiğinin somut olarak yazılması gerekir. "Merkezin tüm faaliyetleri" gibi genel bir ifade, sonradan doğan uyuşmazlıkta rızanın kapsamını tartışmalı hale getirir.
Görüntü ve Ses Kaydı Ayrı Bir Onam Konusudur
Etkinlik fotoğrafının tanıtım amacıyla kullanılması, katılım rızasının içinde kabul edilemez. 6698 sayılı KVKK kapsamında çocuğun görüntüsü kişisel veridir; sosyal medyada veya kurumsal sitede yayımlanacaksa ayrı, açık ve geri alınabilir bir onam alınmalıdır. Onamın geri alınması halinde içeriğin kaldırılması için izlenecek iç prosedürün önceden yazılı hale getirilmesi, sonradan yapılacak 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma taleplerini de kolaylaştırır.
Merkez Organlarının Sorumluluk Paylaşımı
- Yönetim kurulu, faaliyet programını ve katılım koşullarını onaylar.
- Merkez müdürü, günlük işleyiş ve görevlendirmelerden sorumludur.
- Faaliyeti fiilen yürüten öğretim elemanı veya eğitmen, gözetim yükümlülüğünü taşır.
Bir kaza veya zarar halinde sorumluluğun kimde olduğu, görevlendirme yazılarının kapsamına göre belirlenir. Bu nedenle her etkinlik için sorumlu personelin adının yazılı onayda geçmesi önem taşır.
Araştırma Boyutu Varsa
Merkez faaliyeti sırasında toplanan gözlem, test veya anket verileri bilimsel çalışmada kullanılacaksa, etik kurul onayı ve veri anonimleştirme planı katılım öncesinde hazır olmalıdır. Veri toplandıktan sonra alınan onaylar, hukuka uygunluk sorununu geriye dönük olarak gidermez.
Şikâyet Halinde İzlenecek Yol
Veli, merkez uygulamasından şikâyetçiyse önce üniversitenin idari başvuru yollarına yazılı olarak başvurmalı, cevap yazısını ve tarihini saklamalıdır. Kişisel veri boyutu varsa ayrıca veri sorumlusuna başvuru ve ardından Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyet yolu işletilebilir. Bu iki yolun süreleri birbirinden bağımsızdır.
Buradaki bilgiler genel niteliktedir. Çocuğun katıldığı bir faaliyetten doğan somut sorunda, imzalanan formlar ve kurum yazışmaları incelenmeden değerlendirme yapılamaz; hukuki destek almanız tavsiye edilir.