Üniversite bünyesindeki psikoloji uygulama ve araştırma merkezleri, hem eğitim-öğretim hem de topluma hizmet işlevi gören birimlerdir. Mardin Artuklu Üniversitesi'ne ait bu yönetmelik, merkezin amacını, organlarını ve faaliyet alanlarını belirler. Hukuki açıdan merkezin en hassas yüzü ise idari yapısı değil, danışanla kurulan ilişkide üretilen özel nitelikli kişisel verinin nasıl işlendiğidir.
Merkezin Kuruluş Zemini
Üniversitelerin uygulama ve araştırma merkezleri 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu çerçevesinde kurulur; yönetmelik merkezin müdür, yönetim kurulu ve danışma kurulu gibi organlarını, görev sürelerini ve karar alma biçimini düzenler. Merkez üzerinden yürütülen bir faaliyette sorumluluk tartışıldığında, işlemin merkez organlarınca mı yoksa doğrudan üniversitece mi tesis edildiği ayrımı belirleyicidir.
Psikolojik Değerlendirme Kaydının Hukuki Niteliği
Bir görüşme notu, test sonucu ya da değerlendirme raporu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından sağlık verisi kapsamında değerlendirilebilir ve özel nitelikli veriler için Kanun daha dar bir işleme rejimi öngörür. Bu nedenle merkezde tutulan kayıtlar sıradan bir öğrenci dosyası gibi ele alınamaz. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, verinin hangi amaçla işlendiği, kimlere aktarılabileceği ve ne kadar süreyle saklanacağı en baştan yazılı hale getirilmelidir.
Uygulamada Sık Karşılaşılan Kırılma Noktaları
- Danışma hizmetinin aynı zamanda bir araştırma verisine dönüşmesi ve araştırma rızasının ayrıca alınmaması
- Reşit olmayan danışanlarda velinin rızası ile çocuğun mahremiyeti arasındaki dengenin kurulamaması
- Öğrenci stajyerlerin dosyalara erişiminin sınırının belirlenmemesi
- Kurum içi paylaşımların (fakülte, danışman, idare) veri aktarımı olduğunun gözden kaçması
- Kâğıt dosyaların kilitli olmayan ortamda saklanması
Sır Saklama ile Bildirim Yükümlülüğünün Kesiştiği Yer
Mesleki ilişkide öğrenilen bilgi kural olarak gizlidir; ancak kanunun bildirim öngördüğü hallerde gizlilik mutlak değildir. Çocuğun istismarı, ciddi ve yakın bir tehlike gibi durumlarda hangi merciye ne şekilde bildirim yapılacağı önceden belirlenmiş bir iç akış üzerinden yürütülmelidir. Bu akışın yazılı olmaması, hem gereksiz ifşa hem de gerekli bildirimin yapılmaması riskini aynı anda doğurur.
Merkez İçin Yazılı Zemin Oluşturmak
- Danışan aydınlatma metni ile açık rıza metnini birbirinden ayrı belgeler olarak hazırlayın.
- Araştırmaya dahil edilecek verinin kimliksizleştirme yöntemini önceden tanımlayın.
- Dosyalara kimin, hangi gerekçeyle eriştiğini gösteren bir erişim kaydı tutun.
- Saklama sürelerini ve süre sonunda imha yöntemini yazılı politikaya bağlayın.
- Etik kurul onayı gereken çalışmaları başlangıçta işaretleyin.
Yukarıdaki değerlendirme genel bilgilendirme niteliğindedir. Somut bir danışan dosyası, veri talebi veya şikâyet söz konusu olduğunda merkezin kendi iç yönergeleriyle birlikte hukuki görüş alınması önerilir.