Kamu iktisadi teşebbüsü bünyesinde sözleşmeli statüde çalışan personel için sicil amiri düzenlemeleri, yalnızca idari bir formalite değildir; sözleşme yenileme, görevde yükselme ve disiplin süreçlerinde doğrudan sonuç doğuran bir belge zinciri üretir. TEDAŞ Genel Müdürlüğü sözleşmeli personel sicil amirleri yönetmeliği de birinci ve ikinci sicil amirinin kim olduğunu, hangi kadronun hangi kadroyu değerlendireceğini kurala bağlar. Uygulamada en çok tartışılan nokta, olumsuz bir değerlendirmenin personele nasıl ve ne zaman bildirildiğidir.
Sicil Amiri Silsilesi Neden Bu Kadar Belirleyici?
Yönetmeliklerde sicil amirleri, personelin bağlı bulunduğu birim şeması esas alınarak listelenir. Değerlendirmeyi silsile dışındaki bir yöneticinin yapması ya da ikinci sicil amiri hanesinin boş bırakılması, işlemi yetki yönünden sakat hale getirebilir. Bu nedenle itiraz hazırlığının ilk adımı, değerlendirme formundaki imzaların yönetmelik ekindeki cetvelle karşılaştırılmasıdır.
Olumsuz Değerlendirme Karşısında İzlenecek Sıra
- Değerlendirme formunun ve varsa gerekçe yazısının onaylı örneğini kurumdan yazılı olarak isteyin.
- Tebliğ tarihini, tebligatın kime ve nasıl yapıldığını belgeye işleyin; e-posta veya sözlü bildirim tebliğ yerine geçmez.
- Kurum içi itiraz yolu öngörülmüşse önce bu mercie başvurun; itiraz dilekçesinde soyut şikâyet yerine somut olguya dayanın.
- Kurum içi yol tükendiğinde idari yargı seçeneğini değerlendirin.
Tebligat Gecikmesi ve Süre Riski
Sözleşmeli personel dosyalarında en sık karşılaşılan kayıp, işlemin çok önce yapılmış olmasına rağmen personelin bunu ancak sözleşme yenilenmediğinde öğrenmesidir. Bu durumda tartışma, sürenin ne zaman işlemeye başladığı noktasına kilitlenir. Öğrenme tarihini destekleyen kayıtları (kurum içi yazışma, dosya inceleme talebi, resmî cevap) saklamak, süre itirazına karşı elinizdeki tek somut dayanak olabilir.
İtiraz Dilekçesini Güçlendiren Unsurlar
- Aynı dönemde alınan takdir, teşekkür veya performans belgeleri
- Görev tanımı ile fiilen yürütülen işin uyuşmadığını gösteren yazışmalar
- Değerlendirme dönemi içinde raporlu veya görevlendirmede geçen süreler
- Sicil amiriyle aranızda önceden mevcut bir uyuşmazlığın kayda geçmiş izleri
İşveren Tarafında Kontrol Listesi
Kurum açısından da risk simetriktir. Değerlendirmenin yönetmelikte belirlenen amirlerce yapılması, kanaatin dosyadaki somut verilerle desteklenmesi ve tebligatın usulüne uygun yapılması, sonradan açılacak bir davada işlemin ayakta kalmasını sağlayan üç temel sütundur. Kişisel verilerin işlenmesi bakımından 6698 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler de sicil dosyalarının saklanmasında gözetilmelidir.
Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup her personel dosyası kendi görev şeması, sözleşme metni ve tebligat kronolojisiyle birlikte incelenmelidir; işleme itiraz etmeden önce dosyanızı bir hukukçuya inceletmeniz yerinde olur.