Üniversitelerin psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrenci ve personele yönelik danışmanlık hizmetini yürütürken sağlık verisi niteliğinde son derece hassas bilgilerle çalışır. Bu merkezlerin yönetmelikleri organ yapısını ve faaliyet alanını belirler; ancak günlük işleyişteki asıl hukuki yük, gizlilik ve kayıt yönetiminde ortaya çıkar. Bu rehber, o yükün nasıl yönetileceğine odaklanıyor.
Gizlilik: Kural ve İstisnaları
Danışman ile danışan arasındaki görüşme içeriği kural olarak gizlidir. Bu gizlilik hem mesleki etik hem de kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat tarafından desteklenir. Ancak gizlilik mutlak değildir; kişinin kendisine veya bir başkasına yönelik ciddi ve yakın bir tehlike söz konusu olduğunda ya da hukuken bildirim yükümlülüğü doğuran durumlarda sınır çizilir. Merkezin bu sınırı önceden yazılı bir politikaya bağlaması, kriz anında verilecek kararı kişisel takdirden çıkarır.
Danışana Baştan Anlatılması Gerekenler
- Görüşme kayıtlarının hangi kapsamda tutulduğu ve kimin erişebildiği
- Gizliliğin hangi istisnai durumlarda sınırlanabileceği
- Kayıtların ne kadar süreyle saklanacağı
- Randevu sisteminde hangi bilgilerin görüneceği
- Danışanın kendi kayıtlarına erişim talebini nasıl iletebileceği
Kayıt Güvenliğinde Somut Önlemler
- Dosyaların kilitli fiziki dolapta veya erişimi loglanan dijital ortamda tutulması
- Danışman değişikliğinde dosya devrinin tutanakla yapılması
- Akademik amaçla veri kullanılacaksa kimliksizleştirmenin geri döndürülemez biçimde yapılması
- Erişim yetkilerinin görev değişikliğinde derhal güncellenmesi
- Saklama süresi dolan kayıtların imhasının kayıt altına alınması
Üçüncü Kişilerden Gelen Bilgi Talepleri
Aile, akademik birim ya da idari soruşturma yürüten bir birimden gelen bilgi taleplerinde merkez, talebin hukuki dayanağını sormakla yükümlüdür. Yetkisiz bir talebe verilen cevap, hem kişisel veri ihlali hem de meslek etiği ihlali sonucunu birlikte doğurabilir. Reşit bir öğrencinin danışmanlık bilgisinin ailesine aktarılması, danışanın açık iradesi olmadan yapılabilecek bir işlem değildir.
Kriz Durumu Protokolü
Acil risk taşıyan bir başvuruda kimin aranacağı, hangi sağlık kuruluşuna yönlendirme yapılacağı ve olayın nasıl raporlanacağı önceden yazılı olmalıdır. Kriz anında protokolün varlığı, hem danışanın korunmasını hızlandırır hem de sonradan merkezin özen yükümlülüğünü yerine getirdiğini gösterir.
Bu yazı genel bilgilendirme amacı taşır; danışmanlık hizmetlerinde gizlilik sınırı somut olayın koşullarına göre değiştiğinden, tereddüt doğuran hallerde kurum hukuk birimine ve meslek örgütünün etik rehberlerine başvurulması önerilir.