Bir üniversitenin psikoloji uygulama ve araştırma merkezine ilişkin yönetmelik, merkezin kuruluşunu düzenlerken aslında son derece hassas bir alanın çerçevesini çizer. Psikolojik değerlendirme ve destek hizmetlerinde tutulan kayıtlar, mevzuat bakımından özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir; bu nedenle merkezin işleyişinde en kritik başlık, gizlilik ve onam yönetimidir.
Danışan Kaydının Hukuki Niteliği
Görüşme notları, test sonuçları ve değerlendirme raporları sağlık verisi kapsamında ele alınır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, bu tür verilerin işlenmesini genel verilere göre daha sıkı koşullara bağlar. Merkezin; aydınlatma metni, açık rıza alma usulü, saklama süresi ve imha politikasını yazılı olarak belirlemiş olması beklenir. Kayıtların ortak bir dolapta ya da yetkisiz erişime açık bir dijital klasörde tutulması, tek başına ihlal doğurabilecek bir yapılandırmadır.
Onam Sürecinde Netleştirilmesi Gerekenler
- Hizmetin niteliği, süresi ve varsa öğrenci/asistan katılımının kapsamı.
- Görüşmelerin süpervizyon amacıyla kaydedilip kaydedilmeyeceği; kayıt varsa saklama süresi.
- Verilerin araştırma amacıyla kullanılıp kullanılmayacağı ve anonimleştirme yöntemi.
- Danışanın rızasını geri alma hakkı ve bunun sonuçları.
Gizliliğin İstisnaları
Gizlilik mutlak değildir. Kişinin kendisi veya başkaları bakımından ciddi ve yakın bir tehlike bulunması ya da mevzuatta öngörülen bildirim yükümlülüklerinin doğması hâlinde açıklama gündeme gelebilir. Bu sınırların danışana hizmet başlamadan önce açıklanmış olması, hem etik hem hukuki bakımdan koruyucudur. Çocuk ve ergen danışanlarda veli/vasi rızası ile çocuğun görüşünün birlikte ele alınması gerekir.
Rapor Talepleri ve Üçüncü Kişiler
- Rapor talebinin kimden geldiği ve hukuki dayanağı belirlenir.
- Mahkeme ya da savcılık talebi ise, istenen kapsamın dışına çıkılmaz.
- Danışan dışındaki kişilerin talebinde, danışanın açık rızası aranır.
- Verilen her rapor ve paylaşım, tarih ve dayanağıyla kayda geçirilir.
İhlal Halinde Başvuru Yolları
Verilerinin hukuka aykırı işlendiğini düşünen kişi, önce veri sorumlusuna başvurur; sonucundan tatmin olmazsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet yolu açıktır. Ayrıca meslek etiği bakımından ilgili meslek örgütü nezdinde başvuru ve zarar doğmuşsa tazminat talebi ayrı eksenlerde değerlendirilir.
Bu yazı genel bilgilendirme niteliğindedir; merkezin kendi yönetmeliği, üniversitenin veri politikası ve olayın özellikleri farklı sonuçlar doğurabileceğinden somut durumda ayrıca değerlendirme yapılmalıdır.