Kalite ve strateji geliştirme uygulama ve araştırma merkezleri, yükseköğretim kurumunun iç kalite güvence sistemini kurmak ve akreditasyon hazırlıklarını yürütmek üzere kurulur. Trakya Üniversitesi Kalite ve Strateji Geliştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği örneğinde olduğu gibi bu düzenlemeler, merkezin görev alanını ve organlarının yetkilerini çizer. Aşağıda konu, hukuki sorumluluk ve belge yönetimi açısından ele alınmıştır.
Kalite Raporlarının Hukuki Değeri
Merkezin ürettiği iç değerlendirme raporları, birim özdeğerlendirme formları ve iyileştirme planları, kurum içinde bağlayıcı karar değil, karar hazırlayıcı belgelerdir. Ancak bu belgeler daha sonra bir disiplin incelemesinde, sayıştay denetiminde veya idari yargıda dosyaya girdiğinde ciddi bir delil işlevi görür. Bu nedenle raporlarda yer alan tespitlerin veriye dayandırılması ve dayanak verilerin saklanması önemlidir.
Yetki Çakışması Nerede Ortaya Çıkar?
Uygulamada en sık görülen sorun, merkezin görev alanı ile kalite komisyonu, strateji geliştirme daire başkanlığı ve fakülte kurulları arasındaki sınırın belirsizleşmesidir. Bir birim adına karar üretme yetkisi bulunmayan merkezin bağlayıcı talimat vermesi, işlemin yetki yönünden sakatlanmasına yol açar. Görev dağılımının yönetmelik metninden ve senato kararlarından teyit edilmesi bu riski azaltır.
Veri Toplama ve Anket Uygulamaları
Kalite süreçleri öğrenci ve personel anketleriyle yürütülür. Bu anketler kimliği belirli veya belirlenebilir kişilere ilişkin bilgi içerdiğinde 6698 sayılı Kanun devreye girer. Şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Anketin amacı ve verinin saklama süresi katılımcıya önceden bildirilmelidir.
- Anonim toplandığı söylenen verinin kimliklendirmeye elverişli olmaması gerekir.
- Rapora yansıtılan alıntılar kişiyi teşhis edilebilir kılmamalıdır.
Uyuşmazlık Çıkarsa Ne Yapılır?
Merkez kararına dayanılarak bir personel veya öğrenci hakkında olumsuz sonuç doğuran işlem tesis edilirse, itirazın hedefi merkezin raporu değil, o raporu esas alan nihai idari işlem olmalıdır. Rapor tek başına icrai nitelikte olmadığından, dava dilekçesinde işlemin hangi kararla hangi tarihte kurulduğunun gösterilmesi gerekir. Süreler İdari Yargılama Usulü Kanunu'ndaki genel kurala tabidir.
Yukarıdaki değerlendirme yol gösterici bir çerçeve sunar; kurumunuzun yönetmeliği, iç yönergeleri ve olayın somut akışı farklı bir sonuca işaret edebileceğinden konuyu belgelerle birlikte değerlendirmek gerekir.