Yükseköğretim kurumları bünyesinde kurulan bağımlılıkla mücadele uygulama ve araştırma merkezleri, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun uygulama ve araştırma merkezi kurulmasına ilişkin hükümlerine dayanan kurum içi yönetmeliklerle düzenlenir. Bu merkezler yalnızca akademik çalışma yürütmez; danışmanlık, yönlendirme ve eğitim faaliyetleri sırasında sağlıkla ilgili son derece hassas verilerle temas eder. Bu nedenle merkez yönetmeliği okunurken, idare hukuku boyutu kadar veri koruma boyutu da birlikte değerlendirilmelidir.
Merkezin Organları ve Karar Yetkisi Nerede?
Bu tür yönetmelikler tipik olarak müdür, yönetim kurulu ve danışma kurulu şeklinde bir organ yapısı kurar. Bir işlemin hukuka uygunluğu tartışıldığında ilk sorulacak soru, kararı alan organın yönetmelikle o konuda yetkilendirilip yetkilendirilmediğidir. Müdürün tek başına alabileceği kararlarla yönetim kurulu kararı gerektiren konuların karıştırılması, işlemi yetki unsuru bakımından sakatlar. Merkez faaliyeti çerçevesinde imzalanan protokoller, eğitim programları ve sertifika verilmesi gibi işlemlerde bu ayrımın dosyada net gösterilmesi gerekir.
Danışan Verileri: KVKK Bakımından Özel Nitelikli Veri Alanı
Bağımlılıkla ilgili danışma kayıtları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında sağlık verisi niteliğindedir ve özel nitelikli kişisel veriler rejimine tabidir. Bu alanda pratikte en çok karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Danışan kayıtlarının merkez dışı akademik çalışmalarda kimliği belirlenebilir biçimde kullanılması
- Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğine dair yazılı iz bırakılmaması
- Kayıtların üniversitenin genel arşivine, erişim sınırlaması olmadan devredilmesi
- Öğrenci danışanlarda velinin bilgilendirilmesi ile mahremiyet arasındaki dengenin kurgulanmaması
Araştırma amaçlı kullanımda anonimleştirme yapılmışsa hukuki risk büyük ölçüde azalır; ancak anonimleştirmenin gerçekten geri döndürülemez olması gerekir.
Merkez İşlemine Karşı Başvuru Yolu
Merkez kararları üniversite tüzel kişiliği bünyesinde alınan idari işlemlerdir. Bir kişi bu kararlardan menfaatinin ihlal edildiğini düşünüyorsa, 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu çerçevesinde idari dava yolu açıktır. Dava açmadan önce idareye başvurup işlemin kaldırılmasını, geri alınmasını veya değiştirilmesini istemek de mümkündür. Burada kritik nokta, başvurunun süreyi nasıl etkilediğinin baştan hesaplanmasıdır; yanlış hesap, esasa hiç girilmeden dosyanın kapanmasına yol açar.
Merkez Yönetimi İçin Kayıt Disiplini
- Her faaliyetin dayandığı organ kararını tarih ve karar numarasıyla dosyalayın.
- Danışan kayıtlarını akademik veri setinden fiziksel ve mantıksal olarak ayırın.
- Aydınlatma metinlerini ve varsa açık rıza belgelerini ayrı bir klasörde saklayın.
- Dış kurumlarla yapılan protokollerde veri paylaşımı maddesini ayrıca yazın.
Buradaki değerlendirmeler yönetmelik tipinin genel çerçevesine ilişkindir. İlgili üniversitenin kendi yönetmelik metni ve üniversite senatosu kararları farklılık gösterebileceğinden, somut bir uyuşmazlıkta metnin güncel hâli üzerinden hukuki değerlendirme yapılması yerinde olur.