Gözetim uygulamasında ortaya çıkan sorunların büyük bölümü, işlem sonrasında değil işlem öncesinde önlenebilecek türdendir. 2026/23 sayılı Tebliğ kapsamında ithalat yapan bir firmanın ihtiyacı olan şey, dağınık bilgiler değil tekrarlanabilir bir uyum kontrol listesidir. Bu rehber, sipariş öncesinden arşivlemeye kadar uzanan bir kontrol akışı önerir.
Sipariş Öncesi Kontroller
- Eşyanın tarife pozisyonunun teknik veriye dayanarak belirlenmesi
- Bu pozisyonun yürürlükteki gözetim düzenlemeleri kapsamında olup olmadığının teyidi
- Planlanan birim kıymetin eşik değerle karşılaştırılması
- Belge gerekiyorsa tahmini sürenin sevkiyat takvimine eklenmesi
Sipariş ve Sevkiyat Aşaması
Sözleşmede belge temin yükümlülüğünün ve gecikme sonuçlarının yazılı olması, sonraki tartışmayı önler. Sevkiyat başlamadan önce belgenin alınmış olması hedeflenmeli; belge süresinin sevkiyat varış tarihini kapsayıp kapsamadığı kontrol edilmelidir. Kısmi sevkiyatlarda kullanılan miktarın takibi ayrı bir kalem olarak izlenmelidir.
Beyan Aşaması
- Beyanname taslağının tescilden önce firma tarafından okunması
- Eşya tanımı, miktar, kıymet ve menşe bilgilerinin faturayla karşılaştırılması
- Belge numarasının beyannameye doğru işlendiğinin doğrulanması
- Tereddüt hâlinde tescil yerine önce yazılı görüş alınması
İşlem Sonrası Arşiv
Her beyanname için ayrı bir dosya oluşturulmalı; fatura, sözleşme, taşıma belgesi, ödeme kaydı, gözetim belgesi ve müşavirle yapılan yazışmalar bir arada saklanmalıdır. Bu arşiv, yıllar sonra yapılabilecek bir sonradan kontrolde savunmanın tek dayanağı olabilir. Saklama süresinin mevzuatta öngörülen süreye uygun olması ve elektronik yedeğin bulunması gerekir.
Periyodik İç Gözden Geçirme
Yılda en az bir kez, geçmiş beyannameler örnekleme yoluyla incelenerek tarife ve kıymet tutarlılığı test edilmelidir. Bu inceleme sırasında tespit edilen bir hatanın, denetim başlamadan önce mevzuatta öngörülen yollarla düzeltilmesi değerlendirilebilir. Böyle bir iç kontrol sisteminin varlığı, olası bir uyuşmazlıkta iyi niyetin gösterilmesinde de kullanılabilir.
Bu kontrol listesi genel bir çerçevedir ve her firmanın ürün grubuna göre uyarlanması gerekir. Kapsam, kıymet veya menşe konusunda tereddüt doğduğunda, işlem yapılmadan önce konunun hukuki yönden değerlendirilmesi önerilir.